Työntekijäkokemuksen muotoilu tuo sujuvuutta arkeen
Työelämän murroksessa organisaatioiden menestys nojaa sitoutuneeseen ja työstään innostuneeseen henkilöstöön. Hyvä työntekijäkokemus ei kuitenkaan synny pelkillä henkilöstökyselyillä. Muutoksen keskellä tarvitaan uudenlaista ajattelua ja yhteistä suuntaa, jossa muutosvoimana toimii palvelumuotoilu. Tässä blogissa strateginen muotoilija ja viestinnän asiantuntija Niina Luttinen avaa Palolle toteuttamansa opinnäytetyön keskeisiä oppeja ja työkaluja vaikuttavan työntekijäkokemuksen rakentamiseen.
Työntekijäkokemus rakentuu arjen kohtaamisista
Työntekijäkokemus syntyy työn arjessa ja kaikissa kohtaamisissa koko työsuhteen ajan. Se on ennen kaikkea ajatuksia ja tunteita, joilla on suora vaikutus työntekijän hyvinvointiin ja tuottavuuteen. Kokemuksia syntyy työarjessa jatkuvasti riippumatta siitä, kehitetäänkö niitä tavoitteellisesti. Työntekijäkokemuksen merkitys liiketoiminnalle on kuitenkin niin suuri, ettei sitä kannata jättää sattuman varaan. Kansainvälisten tutkimusten mukaan työntekijäkokemukseen panostavat organisaatiot menestyvät muita paremmin. Henkilöstön kokemuksen tärkeys tunnistetaan vahvasti myös suomalaisissa organisaatioissa. Kuten eräs tutkimuksen haastateltava asian tiivisti:
”Sehän on aikamoinen bisneskeissi se, miten ihmiset kokee työskentelyn täällä, ovatko he motivoituneita ja onko kiva tulla aamulla töihin.”
Muotoiltu työntekijäkokemus
Tutkimuksessaan Niina haastatteli 11 HR- ja kehitysjohdon edustajaa eri organisaatioista. Työn tuloksena syntyivät vaikuttavan työntekijäkokemuksen malli, Palon liiketoimintaa tukevat asiakasprofiilit sekä organisaatioiden arjen avuksi laadittu työntekijäkokemuksen muotoiluopas.
Tutustu opinnäytetyöhön: Muotoiltu työntekijäkokemus – Sujuvaa ja merkityksellistä työarkea palvelumuotoilun keinoin (2026).
Työntekijäkokemus vaikuttaa koko liiketoimintaan
Kun työntekijäkokemusta kehitetään organisaatiossa tavoitteellisesti, sen vaikutukset ulottuvat arjen sujuvuudesta ja hyvinvoinnista suoraan liiketoiminnan tulokseen. Muotoilulähtöisessä työntekijäkokemuksen johtamisessa on kyse ihmislähtöisestä otteesta työn, työympäristöjen ja johtamisen suunnitteluun koko työsuhteen elinkaaren ajan.
Myönteinen työntekijäkokemus vahvistaa työn imua, eli sitä tarmokkuuden, omistautumisen ja uppoutumisen tilaa, joka saa ihmiset kukoistamaan työssään. Tämä yhteys näkyy myös luvuissa.
Gallupin tutkimuksen (2024) mukaan yksiköissä, joissa työn imu oli korkealla tasolla, saavutettiin matalan työn imun yksiköihin verrattuna:
- 23 % korkeampi kannattavuus
- 18 % parempi myynnin tuottavuus
- 10 % korkeampi asiakasuskollisuus
Lisäksi vaihtuvuus, poissaolot ja turvallisuuspoikkeamat vähenivät merkittävästi.
Työntekijäkokemuksen hyödyt organisaatiolle
Työntekijäkokemuksen hyödyt heijastuvat organisaation toimintaan eri tasoilla:
- Henkilöstön hyvinvointi ja sitoutuminen: Hyvä työntekijäkokemus vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota sekä tukee kokonaisvaltaista hyvinvointia ja jaksamista.
- Tuottavuus, laatu ja asiakaskokemus: Sitoutuneet ja työstään innostuneet työntekijät luovat enemmän arvoa ja onnistuvat työssään paremmin. Työntekijäkokemus heijastuu suoraan siihen, miltä organisaation toiminta näyttää ulospäin, sillä asiakaskokemus on aina työntekijäkokemuksen peili.
- Strateginen kilpailukyky ja tulevaisuus: Työntekijäkokemuksesta kumpuava hyvä maine luo veto- ja pitovoimaa parhaiden osaajien sitouttamiseen. Osallistava kulttuuri ruokkii innovaatioita ja luovuutta sekä vahvistaa organisaation uudistumiskykyä ja muutosvalmiutta murroksen keskellä.
Vahva työntekijäkokemus luo pohjan organisaation kestävälle kilpailukyvylle. Sen johtaminen kuuluukin organisaation tärkeimpiin strategisiin menestystekijöihin.
Mistä löytyy kehitettävää suomalaisissa organisaatioissa?
Kun organisaatioissa tunnistetaan tarve työntekijäkokemuksen kehittämiselle, kehittämistoiveet kytkeytyvät usein konkreettisiin arjen teemoihin.
Haastattelututkimus nosti esiin kahdeksan ajankohtaista kehittämistarvetta:
Olipa kyse perehdytyksen sujuvoittamisesta, sisäisten prosessien kirkastamisesta tai muutoksen tuesta, palvelumuotoilu tekee kehittämisestä joustavaa ja sitouttaa työyhteisön mukaan muutokseen. Paras lähtökohta työntekijäkokemuksen vahvistamiseen saadaan kuitenkin tarkastelemalla sitä kokonaisuutena.
Vaikuttava työntekijäkokemus alkaa yhteisestä ymmärryksestä
Työntekijäkokemuksesta puhutaan paljon, mutta organisaatioista puuttuu usein yhteinen kieli ja selkeä kokonaiskuva työntekijäkokemuksen ulottuvuuksista. Ilman jaettua näkemystä toimenpiteet voivat hajautua, eikä kehittämisellä saavuteta toivottua vaikuttavuutta.
Tähän tarpeeseen vastaa vaikuttavan työntekijäkokemuksen malli, joka syntyi opinnäytetyön pohjalta jäsentämään kehitystarpeita ja suuntaamaan keskustelua haastattelututkimuksessa. Innostuneen palautteen myötä mallia kehitettiin yhdistämällä tutkimustietoa sekä suomalaisten HR-asiantuntijoiden ja johdon näkemyksiä. Lopputuloksena on käytännönläheinen työkalu, joka auttaa jäsentämään kokonaisuutta ja viemään arjen kehitystä systemaattisesti eteenpäin.
Työntekijäymmärrys: Kaiken keskiössä on aito ja syvällinen ymmärrys työntekijöiden arjesta, tarpeista ja kokemuksista. Ilman tätä kehittäminen perustuu helposti oletuksiin.
Arjen ulottuvuudet: Kokemus rakentuu kuudesta toisiinsa kytkeytyvästä teemasta: johtaminen ja esihenkilötyö, työn sisältö ja prosessit, digitaalinen ja fyysinen ympäristö, viestintä ja työyhteisötaidot, hyvinvointi sekä osaaminen ja urakehitys.
Strategiasta vaikuttavuuteen: Strategia ja tavoitteet muuttuvat palvelumuotoilun avulla arjen kokemukseksi ja mitattaviksi tuloksiksi.
Selkeän mallin avulla organisaatio rakentaa yhteisen ymmärryksen työntekijäkokemukseen vaikuttavista tekijöistä. Kun kokonaiskuva on jaettu, aiheesta voidaan käydä jäsenneltyä keskustelua ja tehdä perusteltuja strategisia valintoja. Samalla varmistetaan, että eri yksiköissä tehtävät kehittämistoimet ovat linjassa keskenään ja tukevat toisiaan.
Miten työntekijäkokemusta muotoillaan käytännössä?
Kehitystyö etenee palvelumuotoiluprosessin mukaisesti huomioiden organisaation tavoitteet, resurssit, muotoilukypsyyden sekä kehityskohteen laajuuden. Sen suurin arvo perinteiseen kehittämiseen verrattuna piilee muotoilun tavassa lähestyä haasteita. Siinä missä kehittämistä lähdetään usein toteuttamaan valmiiden oletusten pohjalta, muotoilussa pysähdytään ensin kartoittamaan lähtötilannetta, kuuntelemaan työntekijöitä ja kiteyttämään havaintoja. Näin varmistetaan, että ratkaistaan todellista ongelmaa eikä vain sen oireita.
Vasta kun jaettu ymmärrys ja suunta ovat selvillä, muotoilutyökaluista valitaan tilanteeseen sopivimmat menetelmät. Kehittäminen voi tarkoittaa esimerkiksi työntekijäpolun mallintamista ja kriittisten kohtaamispisteiden kirkastamista, tai osallistavia yhteiskehittämisen työpajoja.
Työntekijä nähdään oman kokemuksensa asiantuntijana, joka osallistuu aktiivisesti tiedon tuottamiseen, ideointiin ja ratkaisujen kehittämiseen. Käytännössä yhteiskehittäminen toteutuu usein työpajoissa, joissa palvelumuotoilu yhdistää monialaisesti käyttäjät, sidosryhmät ja asiantuntijat. Yhteinen pysähtyminen aiheen äärelle saa liikkeelle muutoksen toteuttamiseen tarvittavat voimavarat. Kun ratkaisuja rakennetaan yhdessä, syntyy jaettu ymmärrys, joka varmistaa käytäntöjen toimivuuden arjessa ja nopeuttaa niiden käyttöönottoa.
Menetelmät arjen työntekijäymmärryksen ja kehittämisen tukena
Työntekijäkokemuksen muotoilussa keskeistä on päästä kiinni arjen todellisiin kokemuksiin. Perinteiset menetelmät, kuten vuosittaiset henkilöstökyselyt, tavoittavat usein vain jäävuoren huipun eli näkyvän toiminnan ja päällimmäiset ajatukset. Työntekijäymmärryksen syventämiseen tarvitaan keinoja päästä pinnan alle, jossa sijaitsevat todelliset motiivit, tarpeet ja tunteet.
Palvelumuotoilun työkalupakista löytyy laaja valikoima menetelmiä, jotka tekevät kokemuksesta näkyvää:
Empatiakartta: Auttaa hahmottamaan kokemusta pintaa syvemmältä visualisoimalla sen, mitä työntekijä näkee, kuulee, tekee, ajattelee ja tuntee. Esimerkiksi perehdytyksen kehittämisessä empatiakartta nostaa esiin ne odotukset ja epävarmuudet, joita uudella työntekijällä on työsuhteen alkaessa.
Havainnointi ja luotaimet: Arjen työn seuraaminen ja osallistavat luotaimet paljastavat piileviä tarpeita ja työn kitkakohtia, joita työntekijät eivät välttämättä osaa tai muista kyselyissä pukea sanoiksi.
Työntekijäpolku: Jäsentelee työntekijän arjen tai koko työsuhteen elinkaaren vaiheiksi. Sen avulla kriittiset solmukohdat ja onnistumisen hetket saadaan nostettua esiin tarkastelun kohteiksi. Työntekijäpolku voidaan kuvata koko elinkaaren lisäksi myös yksittäisistä palveluista, esimerkiksi perehdyttämisen polku.
Palvelumallikuvaus: Kytkee työntekijän kokemuksen suoraan organisaation sisäisiin prosesseihin, työkaluihin, vastuisiin ja taustajärjestelmiin paljastaen, mitä sujuvan kokemuksen tuottaminen taustalla vaatii. (Lue myös: Palvelumuotoilu sisäisten prosessien kehittämisessä.)
Kuvakäsikirjoitus ja läpikävely: Havainnollistavat kehitteillä olevan uuden toimintatavan tai tilanteen tarinana ja vaiheittaisena kokeiluna. Läpikävelyssä ratkaisua testataan käytännössä ennen laajempaa käyttöönottoa.
Työntekijäprofiili kokoaa yhteen eri työntekijäryhmien tarpeet
Yksi tehokkaimmista muotoilun työkaluista on työntekijäprofiili. Se kokoaa laajan työntekijäymmärryksen, haastattelutiedon ja arjen havainnot selkeäksi kokonaisuudeksi. Profiili tekee näkyväksi eri työntekijäryhmien motivaatiotekijät, asenteet, arjen tarpeet ja haasteet sekä sitoutumisen ajurit.
Mallipohjaa sovelletaan tilanteen mukaan: siitä voidaan rakentaa joko yksityiskohtainen kuvaus yksilöllisten tarpeiden hahmottamiseen tai kevyempi työkalu tietyn prosessin kehittämisen tueksi. Asennetta ja ajattelumaailmaa kiteyttävä sitaatti tekee profiilista elävän ja auttaa pitämään ihmisen kehityksen keskiössä koko muotoiluprosessin ajan.
Miltä muotoiluprosessi näyttää käytännössä?
Käytännönläheinen esimerkki työntekijäkokemuksen muotoilusta on etä- ja hybridityön pelisääntöjen kehittäminen. Valmiiden mallien kopioimisen sijaan kestävin lopputulos syntyy osallistamalla oma henkilöstö mukaan suunnitteluun.
Tässä esimerkissä on kuvattu yksi mahdollinen etenemistapa
Kun yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt muotoillaan yhdessä henkilöstön kanssa, muutos ei jää irralliseksi tai pelkäksi ohjeistukseksi intranetiin. Yhteisen kehittämisen myötä arjen sujuvuus ja hallittavuus paranevat, selkeät ja perustellut käytännöt lisäävät keskinäistä luottamusta ja yhteisöllisyys vahvistuu yli tiimirajojen. Ennen kaikkea osallistaminen synnyttää aitoa sitoutumista, jota ylhäältä annetuilla käytännöillä harvoin saavutetaan.
Näin Palo kehittää työntekijäkokemusta: esimerkkejä arjen ratkaisuista
Työntekijäkokemuksen kehittäminen voi kohdistua arjen eri osa-alueisiin yksittäisistä prosesseista toimitiloihin ja koko organisaatiokulttuuriin:
- Perehdytyksen uudistaminen (Diakonissalaitos): Perehdytyksen nykytila ja polku mallinnettiin yhdessä henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa. Lopputuloksena syntyi inhimillinen ”vieraanvaraisen perehdytyksen” konsepti sekä arjen konkreettiset työkalut sen toteuttamiseen.
- Käyttäjäprofiilit arjen apuna (Oulun yliopisto): Sisäisten palveluiden käyttöä ja todellisia kokemuksia kartoitettiin henkilöstöä kuuntelemalla. Ymmärryksen pohjalta luotiin käyttäjäprofiilit, jotka ohjaavat sisäisten palveluiden sujuvoittamista.
- Henkilöstöprosessien yhteiskehittäminen (Peräpohjolan Opisto): Henkilöstö osallistui suoraan toimintatapojen muotoiluun, minkä tuloksena uudistettiin muun muassa rekrytoinnin, perehdyttämisen ja osaamisen kehittämisen malleja.
- Työarjen kehittäminen pelastuslaitoksen uudelle rakennukselle (Pirkanmaan pelastuslaitos): Henkilöstö osallistui uuden paloaseman tilojen ja toimintatapojen suunnitteluun sujuvan työarjen ja yhteisöllisyyden näkökulmista. Työn tuloksena syntyi toiminnallisia tilavaatimuksia ja konkreettisia muutosehdotuksia uuden aseman suunnittelun tueksi.
- Tulevaisuuden kampuksen konseptointi (Kajaanin ammattikorkeakoulu): Henkilöstö määritteli yhdessä tulevaisuuden työympäristön tarpeita ja tavoiteltua työntekijäkokemusta. Yhteiskehittämisen tuloksena syntyi tulevaisuuden kampuksen tilakonsepti sekä suunnittelua ohjaavia laatukriteereitä ja ratkaisuja.
Kun kehitystyö tehdään yhdessä ihmisten kanssa, varmistetaan, että ratkaisut vastaavat tarpeeseen ja juurtuvat pysyvästi osaksi organisaation arkea.
Työntekijäkokemuksen muotoilu organisaation strategisena uudistajana
Työntekijäkokemuksen muotoilu avaa mahdollisuuden uudistaa työn rakenteita ja toimintatapoja kokonaisvaltaisesti. Parhaimmillaan se toimiikin koko organisaation laajuisen uudistumisen ajurina.
Se tarjoaa kokonaisvaltaisen, ihmislähtöisen ja osallistavan tavan vastata ajankohtaisiin haasteisiin:
- Sopeutumiskyky ja muutosvalmius: Muotoiluajattelu auttaa organisaatiota luopumaan oletuksista ja rakentamaan ratkaisuja, jotka kestävät jatkuvaa muutosta. Kun työntekijät ovat aktiivisia toimijoita muutoksen kohteena olemisen sijaan, uudistukset juurtuvat varmemmin arkeen.
- Luottamuksen ja osallisuuden vahvistaminen: Kun pelisäännöt, prosessit ja työtavat luodaan yhdessä henkilöstön kanssa, puretaan vastakkainasettelua ja luodaan aitoa osallisuuden tunnetta.
- Siilojen purkaminen ja kulttuurin uudistaminen: Yhteiskehittäminen yli tiimirajojen tekee näkyväksi koko organisaation ekosysteemin, jolloin prosessit, teknologiat ja ihmisten arki saadaan tukemaan toisiaan.
Kestävä uudistuminen alkaa arjen ymmärtämisestä ja ihmisten kuuntelemisesta. Työntekijäkokemuksen muotoilu tuo selkeyttä ja sujuvuutta arkeen sekä vahvistaa organisaation kykyä vastata tulevaisuuden haasteisiin.
Mistä aloittaa? – Näin pääset liikkeelle
Mistä lähteä liikkeelle, jos muotoilu on organisaatiossa vielä uusi kehittämisen tapa? Muotoilu voi käsitteenä kuulostaa abstraktilta, mutta kyse on hyvin käytännönläheisestä tekemisestä: arjen kipupisteiden syvällisemmästä tunnistamisesta, ihmisten osallistamisesta ja kuuntelemisesta sekä pienistä, vaikuttavista kokeiluista. Ymmärrys muotoilun vaikuttavuudesta syntyy konkreettisen tekemisen kautta. Ketterät muotoilupilotit keräävät kokemuksia muotoilun hyödyistä ja käynnistävät kulttuurin uudistumisen.
Piloteissa voi lähteä liikkeelle pienestä:
- Valitse rajattu arjen kipupiste: Aloita yhdestä selkeästä ja tunnistetusta teemasta. Tällainen voi olla esimerkiksi monitilatoimiston yhteiset pelisäännöt, etä- ja lähityön tasapaino tai osaamisen jakamisen käytännöt tiimien välillä.
- Kuuntele arjen kokemusta: Pysähdy työntekijöiden todellisuuden äärelle. Pieni määrä aitoja haastatteluja tai havainnointia paljastaa usein taustalla vaikuttavat juurisyyt. Työpäivää ja sen kriittisiä kohtia voi havainnollistaa esimerkiksi päivä elämässä -menetelmällä.
- Kokeile ja opi yhdessä: Ratkaisuja ei tarvitse hioa valmiiksi tyhjiössä. Palvelumuotoilun avulla ideoita voidaan testata ja simuloida pienessä mittakaavassa ennen laajaa käyttöönottoa. Fasilitoitu kokeilutyöpaja tai nopeat arjen kokeilut luovat jaetun ymmärryksen ja varmistavat, että toimintatavat toimivat myös käytännössä.
Pilottien kautta syntyvät onnistumiset tekevät työarjesta sujuvampaa ja juurruttavat ihmislähtöisen kehittämisen osaksi koko organisaation toimintakulttuuria.
Kestävä uudistuminen alkaa arjen ymmärtämisestä ja ihmisten kuuntelemisesta. Työntekijäkokemuksen muotoilu tuo selkeyttä ja sujuvuutta arkeen sekä vahvistaa organisaation kykyä vastata tulevaisuuden haasteisiin.
Niina Luttinen
Vieraileva blogikirjoittaja – Muotoilija (YAMK), viestinnän asiantuntija, MA
Niina Luttinen on viestinnän ammattilainen ja strateginen muotoilija, joka auttaa organisaatioita navigoimaan työelämän murroksessa. Hän uskoo, että parhaat ratkaisut syntyvät ihmisiä kuuntelemalla ja valjastamalla muotoilulähtöinen kehittäminen arjen muutoksen ajuriksi.
Kirjoitus perustuu Palvelumuotoilu Palolle tehtyyn muotoilijan (YAMK) opinnäytetyöhön Muotoiltu työntekijäkokemus – Sujuvaa ja merkityksellistä työarkea palvelumuotoilun keinoin (2026).
Työssä tunnistetun tarpeen pohjalta laadittiin käytännönläheinen työntekijäkokemuksen muotoilun miniopas organisaatioiden arjen tueksi. Inspiroiduitko aiheesta? Verkostoidu kirjoittajan kanssa LinkedInissä www.linkedin.com/in/niinaluttinen tai laita viestiä, jos haluat työntekijäkokemuksen oppaan luettavaksesi.
Jaa artikkeli sosiaalisessa mediassa
Haluatko kehittää työntekijäkokemusta, joka näkyy arjessa ja tuntuu tuloksissa?
Työntekijäkokemuksen muotoilu vaatii arjen todellisuuden ymmärtämistä, ihmisten kuuntelemista ja taitoa viedä oivallukset käytäntöön. Autamme pysähtymään olennaisen äärelle, osallistamaan työyhteisön ja muotoilemaan työtavoista sujuvampia ja kestävämpiä.
Tutustu palvelumuotoilun palveluihimme – eri toten työntekijäkokemuksen muotoiluun – ja ota meihin yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, mistä kannattaa lähteä liikkeelle!
Piia Innanen
Johtava palvelumuotoilija, toimitusjohtaja, Muotoilija YAMK
Muita blogiartikkeleita
Palvelumuotoilua, olkaa hyvä!
Kaipaako palvelusi sytykettä? Ota yhteyttä lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla ja vastaamme sinulle mahdollisimman pian.