Lähtökohta

KOKEn arjessa yhdistyvät moninaiset hankkeet, koulutuspalvelut, yhteistyöverkostot ja sisäinen kehittäminen. Uusi suunnittelu voi alkaa vaikkapa asiantuntijan ideasta, kumppanin yhteydenotosta tai avautuvasta rahoitushausta. Osa tilanteista mahdollistaa pitkäjänteisen valmistelun, osa edellyttää nopeaa reagointia.

Kehittämisen tavoitteena oli löytää yhteinen tapa käsitellä näitä erilaisia lähtökohtia ja mahdollisuuksia. Miten idea saadaan ajoissa muiden tietoon? Kuka vastaa sen etenemisestä, ja missä vaiheessa arvioidaan valmisteluun tarvittava aika ja osaaminen? Miten varmistetaan resurssit, jotta valmistelussa on mielekästä olla mukana?

Palvelumuotoilun avulla yhdistimme henkilöstön kokemukset ja KOKEn tavoitteet toimintamalliksi, joka täydentää jo olemassa olevia käytäntöjä. Ihmislähtöisen kehittämisen lähtökohtana olivat todelliset työtilanteet ja niissä tarvittava selkeys, tasapuolisuus ja tuki.

Työn eteneminen

Henkilöstö kuvasi uuden suunnittelun tilanteet

Palvelumuotoiluprosessi sisälsi kaksi työpajaa sekä niiden välillä tehdyn yksilötehtävän. Ensimmäisessä työpajassa tarkastelimme, mistä uuden suunnittelu KOKElla käynnistyy ja miten tilanteet etenevät käytännössä. Henkilöstö tunnisti erilaisia lähtötilanteita ja kuvasi niihin liittyviä toimijoita, toimintatapoja sekä kehittämistarpeita.

Työpaja teki näkyväksi erilaisten lähtötilanteiden ominaispiirteitä sekä yhteisiä tarpeita. Niiden pohjalta lähdimme rakentamaan yhtä joustavaa toimintamallia uuden suunnitteluun.

Arjen esimerkeistä muodostui yhteinen rakenne

Työpajojen välissä henkilöstö täydensi kokonaisuutta yksilötehtävällä, jossa kuvattiin uuden suunnittelun todellisia tilanteita arjessa. Ensimmäisen työpajan, taustatietojen ja välitehtävän kautta alkoi hahmottua toimintamallin luonnos, joka sisälsi viisi erilaista lähtöpistettä uuden suunnitteluun.

Toisessa työpajassa henkilöstö arvioi luonnosta ja tarkensi sen vaiheita. Erityistä huomiota sai pysähdyspiste: yhteinen arvioinnin hetki, jossa tarkistetaan etenemisen edellytykset ennen työhön sitoutumista. Samalla muotoiltiin mallin käyttöönottoa tukevia pelisääntöjä.

Tarkennettiin päätökset ja toimintamallin yhteys arkeen

Jatkoimme mallin viimeistelyä KOKEn avainhenkilöiden kanssa. Keskusteluissa täsmensimme koulutuspäälliköiden ja johtoryhmän rooleja sekä sitä, miten ideat ja niitä koskevat päätökset tehdään näkyviksi.

Kytkimme toimintamallin KOKEn käytössä oleviin työvälineisiin ja kokouskäytäntöihin. Mallia voidaan soveltaa tilanteen laajuuden ja kiireellisyyden mukaan. Pienessä asiassa vaiheet voidaan käydä läpi nopeasti, kun taas laajempi kokonaisuus tarvitsee perusteellisempaa arviointia.

Lopputulokset

Yhteistyössä syntyi visuaalinen toimintamalli, joka kuvaa uuden asian etenemisen ensimmäisestä herätteestä valmisteluun, toteutukseen ja seurantaan. Malli antaa koko henkilöstölle yhteisen pohjan keskustella vastuista, resursseista ja etenemisen ehdoista.

Kokonaisuus sisältää:

• Viisi uuden suunnittelun lähtöpistettä, joiden avulla erilaiset aloitteet tunnistetaan osaksi yhteistä toimintatapaa.
• Vaiheistetun toimintamallin, joka tekee näkyviksi omistajuuden, arvioinnin ja päätöksenteon.
• Pysähdyspisteen tarkistuslistan, joka auttaa arvioimaan mm. hyötyä, strategista sopivuutta, tarvittavaa osaamista, ajankäyttöä ja vaikutuksia muuhun työhön.

Luovutimme kuvaukset muokattavassa muodossa, jotta KOKE voi päivittää niitä kokemusten karttuessa ja hyödyntää niitä laatukäsikirjassa sekä perehdytyksessä. Päätöspalaverissa sovimme toimista, joita tehdään käyttöönoton tueksi. Toimintatavan vakiinnuttaminen ja käytännön vaikutusten seuranta jatkuvat KOKEn omassa työssä.

Projektin tiedot

Lapin yliopiston koulutus- ja kehittämispalvelut KOKEn toimintaan kuuluu koulutuspalveluja, hanketyötä ja verkostoyhteistyötä. Sisäinen kehittämisprojekti liittyi yksikön tiimimallin ja yhteisten toimintakäytäntöjen kehittämiseen.

Yhteistyön toteutus: kevät–syksy 2026

”Essillä oli heti hyvä käsitys meidän arjestamme ja toimintaympäristöstämme. Vaikka tunnistamme kehittämistarpeita itsekin, ulkopuolinen näkökulma auttoi jäsentämään ja terävöittämään olemassa olevia toimintatapojamme. Yhteistyössä löytyi hyviä käytännön ratkaisuja. Tästä meidän on hyvä jatkaa mallin viemistä arkeen.”

Antti Koski, kehitysjohtaja

”Uuden suunnittelun toimintamalli on kuvattu hyvin, ja siinä näkyvät arjen kannalta tärkeät kysymykset. Erityisen hyödyllisiä ovat pysähdyspisteet ja arviointikriteerit, joiden avulla tarkistetaan etenemisen edellytykset. Malli täydentää laatukäsikirjaamme sekä tuo suunnitteluumme vahvemman käytännön näkökulman: mitä meidän pitää huomioida ja missä vaiheessa.”

Katri Kuusela, koulutuspäällikkö

Ota yhteyttä