Mitä tapahtuu työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen?

Työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen uusi työntekijä siirtyy odottamaan aloituspäivää, joka voi olla viikkojen tai jopa kuukausien päässä. Tänä aikana hän muodostaa aktiivisesti käsitystään tulevasta työnantajastaan sen perusteella, mitä hän kuulee, näkee tai ei kuule lainkaan. Hiljaisuus on viesti sekin.

Monissa organisaatioissa tämä välivaihe jää lähes kokonaan huomiotta. HR hoitaa hallinnolliset paperit, esimies odottaa aloituspäivää ja uusi tulokas jää odottamaan yksin. Tässä kohtaa syntyy helposti epävarmuutta: Oliko valinta oikea? Mitä ensimmäisenä päivänä tapahtuu? Tietääkö kukaan, että tulen?

Nämä tunteet ovat täysin inhimillisiä, ja juuri siksi työnantajalla on tässä vaiheessa merkittävä mahdollisuus rakentaa luottamusta ja innostusta ennen kuin varsinainen työ edes alkaa.

Mitä preboarding tarkoittaa käytännössä?

Preboarding tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä, joita työnantaja tekee uuden työntekijän hyväksi ennen virallista aloituspäivää. Se on perehdytyksen ensimmäinen vaihe, joka alkaa heti työsopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy, kun onboarding käynnistyy varsinaisena ensimmäisenä työpäivänä.

Käytännössä preboarding voi sisältää hyvin erilaisia asioita organisaation koosta ja toimialasta riippuen. Hyvin toteutettuna se kattaa ainakin seuraavat osa-alueet:

• Tervetuloa-viesti tai -paketti heti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen
• Selkeä tieto siitä, mitä ensimmäisenä päivänä tapahtuu ja kehen voi ottaa yhteyttä
• Hallinnolliset asiat kuntoon etukäteen, kuten käyttäjätunnukset, kulkuoikeudet ja tarvittavat lomakkeet
• Esittely tulevaan tiimiin jo ennen aloitusta, esimerkiksi sähköpostilla tai pikaviestillä
• Mahdollisuus tutustua yrityksen kulttuuriin, arvoihin ja käytäntöihin rauhassa etukäteen
• Nimetty henkilö, jolta voi kysyä mieltä askarruttavia kysymyksiä

Preboarding ei tarkoita, että uudelle tulokkaalle kaadetaan kaikki tieto kerralla. Kyse on ennemmin siitä, että hän tuntee olevansa odotettu ja tervetullut jo ennen ensimmäistä työpäivää.

Miten huono preboarding vaikuttaa henkilöstön pysyvyyteen?

Huono tai puuttuva preboarding lisää riskiä, että uusi työntekijä peruu työsopimuksen tai lähtee organisaatiosta jo ensimmäisten kuukausien aikana. Henkilöstökokemus rakentuu ensivaikutelmista, ja jos ne ovat epäselviä, kylmiä tai sekavia, sitoutuminen alkaa heikentyä jo ennen kuin työ on edes alkanut.

Rekrytointi on kallis prosessi. Kun sopiva henkilö on löydetty, on lyhytnäköistä jättää hänet oman onnensa nojaan ennen aloituspäivää. Työnantajakuva rakentuu jokaisessa kohtaamispisteessä, ja preboarding-vaihe on yksi niistä tärkeimmistä.

Huono preboarding vaikuttaa henkilöstön pysyvyyteen usealla tavalla:

• Epävarmuus lisää todennäköisyyttä vastaanottaa kilpailevia työtarjouksia odotusaikana
• Ensimmäisten viikkojen kokemus on heikompi, jos käytännön asiat eivät ole kunnossa aloituspäivänä
• Sitoutuminen organisaatioon alkaa muodostua heti, ja negatiivinen alku on vaikea korjata
• Huono kokemus leviää verkostoihin ja heikentää työnantajamielikuvaa pitkällä aikavälillä

Mitä uusi työntekijä tarvitsee ennen aloituspäivää?

Uusi työntekijä tarvitsee ennen aloituspäivää ennen kaikkea selkeyttä, turvallisuuden tunnetta ja konkreettista tietoa siitä, mitä on odotettavissa. Epävarmuus kuluttaa energiaa, joka voisi mennä innostukseen ja motivaatioon.

Tarpeet voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

Käytännön tarpeet

Uusi tulokas haluaa tietää, missä olla, milloin olla ja kenen kanssa. Käytännön järjestelyt, kuten pysäköinti, avainkortit, tietokoneet ja käyttäjätunnukset, kannattaa hoitaa etukäteen. Kun nämä ovat kunnossa, ensimmäinen päivä voidaan käyttää oikeisiin asioihin, ihmisiin tutustumiseen ja työn sisältöön.

Sosiaaliset tarpeet

Uuteen työyhteisöön liittyminen voi jännittää. Pieni esittely tiimille etukäteen, esimerkiksi “meille on tulossa ensi maanantaina uusi kollega” tai suora yhteydenotto tulevalta esihenkilöltä, tekee suuren eron. Ihminen haluaa tuntea, että häntä odotetaan.

Miten palvelumuotoilu auttaa kehittämään perehdytysprosessia?

Palvelumuotoilu auttaa kehittämään perehdytysprosessia tuomalla uusien työntekijöiden todelliset kokemukset ja tarpeet kehittämistyön keskiöön. Sen sijaan, että prosessia suunnitellaan organisaation sisäisestä näkökulmasta, palvelumuotoilu rakentaa perehdytyksen siitä lähtökohdasta, miltä se tuntuu tulokkaan silmin.

Käytännössä palvelumuotoilun menetelmät tuovat perehdytysprosessin kehittämiseen konkreettisia työkaluja:

• Työntekijäpolun kartoitus auttaa tunnistamaan kaikki kosketuspisteet rekrytoinnista aloituspäivän jälkeiseen aikaan ja löytämään kohdat, joissa kokemus katkeaa tai heikkenee
• Haastattelut ja havainnointi tuovat esiin sen, mitä uudet työntekijät oikeasti kokevat ja kaipaavat, ei vain sen, mitä organisaatio olettaa heidän tarvitsevan
• Yhteiskehittäminen osallistaa sekä uudet tulokkaat että kokeneet työntekijät ja esihenkilöt kehittämään prosessia yhdessä, jolloin ratkaisut ovat käytännönläheisiä ja toimivia
• Prototyypit ja pilotointi mahdollistavat uusien toimintamallien testaamisen pienessä mittakaavassa ennen laajempaa käyttöönottoa

Palvelumuotoilun vahvuus on se, että kehittäminen ei jää teorian tasolle. Ratkaisut syntyvät aidosti ihmisten tarpeiden pohjalta ja jalkautuvat suoraan käytäntöön. Voit tutustua tarkemmin palvelumuotoilun menetelmiin ja työkaluihin, joita perehdytysprosessin kehittämisessä voidaan hyödyntää.

Mistä aloittaa työntekijäkokemuksen kehittäminen?

Työntekijäkokemuksen kehittäminen kannattaa aloittaa nykytilan kartoituksesta: mitä uudet työntekijät oikeasti kokevat preboarding- ja onboarding-vaiheessa tällä hetkellä? Paras tapa selvittää se on kysyä heiltä suoraan.

Konkreettiset ensimmäiset askeleet voivat olla yksinkertaisia:

1. Kerää palautetta viimeisen vuoden aikana taloon tulleilta työntekijöiltä. Mikä toimi, mikä jäi puuttumaan, mitä he olisivat kaivanneet ennen aloituspäivää?
2. Kuvaa nykyinen prosessi sellaisena kuin se todella on, ei sellaisena kuin sen pitäisi olla. Missä kohdissa ketju katkeaa tai vastuut jäävät epäselviksi?
3. Tunnista tärkeimmät kosketuspisteet työsopimuksen allekirjoittamisesta ensimmäisen kuukauden loppuun ja arvioi, millainen kokemus kussakin pisteessä syntyy.
4. Priorisoi kehityskohteet sen mukaan, mitkä muutokset tuottavat suurimman vaikutuksen uuden tulokkaan kokemukseen pienimmällä vaivalla.
5. Testaa ja kehitä uusia toimintatapoja pienessä mittakaavassa ennen kuin otat ne laajempaan käyttöön.

Tärkeintä on aloittaa. Pienetkin muutokset, kuten henkilökohtainen tervetuloviesti tai selkeä ensimmäisen päivän ohjelma, voivat tehdä merkittävän eron uuden tulokkaan kokemukseen. Voit tutustua laajemmin palveluihimme, joilla tuemme organisaatioita työntekijäkokemuksen kehittämisessä.

Kiinnostaako palveluiden kehittäminen?

Hyvä perehdytys ja toimiva preboarding eivät synny sattumalta, vaan ne vaativat tietoista suunnittelua ja aitoa ymmärrystä siitä, mitä uudet työntekijät tarvitsevat. Me Palvelumuotoilu Palossa uskomme, että parhaat ratkaisut syntyvät aina yhdessä ihmisten kanssa, ei heidän puolestaan. Jos haluat kehittää oman organisaatiosi perehdytysprosessia tai laajemmin työntekijäkokemusta palvelumuotoilun keinoin, ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, mistä lähdetään liikkeelle.