Mitä osallistava strategiatyö tarkoittaa käytännössä?

Osallistava strategiatyö tarkoittaa sitä, että strategian sisältö muodostetaan yhteiskehittämisen kautta eikä johdon suljettujen ovien takana. Käytännössä tämä näkyy työpajoina, kyselyinä, haastatteluina ja yhteissuunnittelusessioina, joihin osallistuu ihmisiä eri rooleista ja tasoilta organisaatiossa.

Perinteisessä strategiatyössä johto tai konsultit laativat strategian, jonka jälkeen se viestitään henkilöstölle. Osallistavassa mallissa prosessi toimii toisin: ihmiset pääsevät vaikuttamaan strategian sisältöön jo sen muodostumisvaiheessa. Tämä ei tarkoita, että kaikki päättävät kaikesta, vaan että oikeat äänet kuullaan oikeissa kohdissa prosessia.

Osallistavan strategiatyön tunnusmerkkejä ovat:

• Henkilöstö ja sidosryhmät osallistuvat tiedon tuottamiseen, ei vain vastaanottamiseen
• Prosessi on läpinäkyvä ja kaikki näkevät, miten strategia on muodostettu
• Luovat menetelmät, kuten palvelumuotoilu, tekevät strategiatyöstä innostavaa eikä vain velvollisuuden täyttämistä
• Strategia perustuu oikeisiin tarpeisiin, ei oletuksiin

Ketkä tulisi ottaa mukaan strategian luomiseen?

Strategian luomiseen kannattaa ottaa mukaan ainakin johto, henkilöstö eri tasoilta sekä asiakkaat tai loppukäyttäjät. Laaja osallistuminen varmistaa, että strategia kuvastaa organisaation todellista tilannetta ja vastaa niihin tarpeisiin, joita arjessa kohdataan.

Eri osallistujaryhmät tuovat mukanaan erilaista ja toisiaan täydentävää tietoa:

• Johto ja esimiehet tuovat strategisen suunnan ja päätöksenteon näkökulman
• Henkilöstö tuntee arjen prosessit, pullonkaulat ja kehitysmahdollisuudet parhaiten
• Asiakkaat kertovat, mikä heille oikeasti tuottaa arvoa ja missä kohtaa palvelu tai toiminta ei vastaa odotuksia
• Kumppanit ja sidosryhmät tuovat ulkopuolisen näkökulman ja laajemman toimintaympäristön ymmärryksen

Osallistujia ei tarvitse olla satoja. Tärkeämpää on valita oikeat henkilöt, jotka edustavat eri näkökulmia ja joiden ääni on strategian kannalta merkityksellinen. Pienissäkin organisaatioissa osallistava ote on mahdollinen ja usein erityisen tehokas.

Mitä menetelmiä osallistavassa strategiatyössä käytetään?

Osallistavassa strategiatyössä käytetään palvelumuotoilun menetelmiä, kuten yhteiskehittämisen työpajoja, kyselytutkimuksia, haastatteluja, vision rakentamisen harjoituksia ja toimenpidesuunnittelua. Menetelmät valitaan aina sen mukaan, missä vaiheessa prosessia ollaan ja mitä halutaan selvittää tai rakentaa.

Tyypillisiä menetelmiä eri prosessin vaiheissa ovat:

• Nykytilan kartoitus: Kyselytutkimukset henkilöstölle ja asiakkaille, haastattelut, havainnointi
• Vision muotoilu: Tulevaisuuden skenaariotyöskentely, unelmien kartoittaminen, yhteinen visiointi
• Painopisteiden tunnistaminen: Äänestysharjoitukset, teemoittelu, priorisointi yhdessä
• Toimenpidesuunnittelu: Yhteiskehittämisen työpajat, joissa ideoidaan konkreettisia askeleita vision saavuttamiseksi
• Strategian visualisointi: Strategiakartat, huoneentaulut ja muut visuaaliset tiivistykset, jotka tekevät strategiasta helposti ymmärrettävän

Luovat menetelmät tekevät strategiatyöstä osallistujille merkityksellisempää ja innostavampaa. Kun ihmiset pääsevät rakentamaan tulevaisuutta yhdessä, ei vain kuulemaan siitä, energia ja sitoutuminen kasvavat huomattavasti. Tutustu palvelumuotoilun menetelmiin tarkemmin ja löydä sopivimmat työkalut omaan tilanteeseesi.

Miten osallistava strategiaprosessi etenee vaiheittain?

Osallistava strategiaprosessi etenee tyypillisesti viiden vaiheen kautta: kokonaisuuden suunnittelu, nykytilan selvitys, vision ja teemojen muotoilu, osallistavat työpajat sekä strategiakoosteen kokoaminen. Jokainen vaihe rakentuu edellisen päälle ja pitää eri osallistujaryhmät mukana koko matkan.

1. Kokonaisuuden suunnittelu: Sovitaan yhdessä prosessin rakenne, aikataulu ja käytettävät menetelmät. Tässä vaiheessa varmistetaan, että prosessi palvelee juuri teidän organisaationne tarpeita.
2. Nykytilan selvitys: Kerätään tietoa kyselyillä, haastatteluilla tai muilla tutkimusmenetelmillä. Selvitetään, missä ollaan tällä hetkellä ja mitkä asiat kaipaavat kehittämistä.
3. Visio ja teemat: Muotoillaan yhteinen kuva siitä, mihin halutaan mennä. Tunnistetaan strategiset painopisteet tai teemat, jotka ohjaavat tekemistä.
4. Osallistavat työpajat: Työstetään toimenpidesuunnitelmaa yhdessä. Työpajoihin voidaan kutsua sekä henkilöstöä että asiakkaita.
5. Strategiakoosteen kokoaminen: Laaditaan selkeä dokumentaatio strategiasta. Hyvä strategia voidaan visualisoida myös esimerkiksi huoneentauluksi, joka elää arjessa mukana.

Prosessin läpinäkyvyys on tärkeää koko matkan ajan. Kun ihmiset tietävät, miten strategia muodostuu ja miten heidän panoksensa vaikuttaa lopputulokseen, luottamus kasvaa ja sitoutuminen vahvistuu.

Miksi osallistavasti luotu strategia jalkautuu paremmin?

Osallistavasti luotu strategia jalkautuu paremmin, koska ihmiset sitoutuvat siihen jo prosessin aikana. Kun henkilöstö on ollut mukana rakentamassa strategiaa, he ymmärtävät sen taustalla olevat valinnat ja kokevat sen omakseen, ei ylhäältä annetuksi ohjeeksi.

Jalkauttamisen haasteet syntyvät usein siitä, että strategia tuntuu vieraalta tai etäiseltä arjen työn kannalta. Osallistava prosessi ratkaisee tämän ongelman monella tavalla:

• Henkilöstö on jo prosessin aikana sisäistänyt strategian suunnan ja perustelut
• Strategia perustuu oikeisiin, tunnistettuihin tarpeisiin, joten se tuntuu relevantilta
• Vaikuttamisen kokemus lisää motivaatiota toimia strategian mukaisesti
• Vastarinta muutosta kohtaan vähenee, kun muutos on rakennettu yhdessä
• Organisaatio oppii prosessin aikana yhteiskehittämisen taitoja, joista on hyötyä myös jatkossa

Kokemuksemme mukaan osallistavan strategiaprosessin läpikäyneet organisaatiot raportoivat paremmasta työntekijäkokemuksesta ja selkeämmästä arjen suunnasta. Strategia ei jää arkistoon, vaan ohjaa oikeasti päätöksentekoa ja priorisointia.

Milloin kannattaa käyttää ulkopuolista fasilitaattoria strategiatyössä?

Ulkopuolinen fasilitaattori on hyödyllinen erityisesti silloin, kun organisaatiossa on jännitteitä eri ryhmien välillä, kun aihe on herkkä tai monimutkainen, tai kun halutaan varmistaa, että kaikki äänet kuullaan tasapuolisesti. Ulkopuolinen tuo mukanaan neutraaliuden ja menetelmäosaamisen, jota on vaikea löytää talon sisältä.

Ulkopuolinen fasilitaattori auttaa erityisesti näissä tilanteissa:

• Johdon ja henkilöstön näkemykset eroavat merkittävästi toisistaan
• Organisaatiossa on käynnissä tai edessä isoja muutoksia
• Sisäinen fasilitaattori ei pysty osallistumaan sekä prosessin ohjaamiseen että sisältöön
• Tarvitaan ulkopuolinen näkemys siitä, mitkä kysymykset ovat strategisesti tärkeimpiä
• Halutaan tuoda uusia menetelmiä ja tuoreita ideoita strategiatyöhön

Ulkopuolisen fasilitaattorin käyttö vapauttaa johdolle ja henkilöstölle mahdollisuuden osallistua täysipainoisesti sisältöön, kun prosessin ohjaaminen on jonkun muun vastuulla. Tämä usein parantaa sekä prosessin laatua että lopputulosta merkittävästi. Katso tarjoamamme palvelut ja löydä sopiva tuki strategiatyöhönne.

Kiinnostaako palveluiden kehittäminen?

Osallistava strategiatyö ei ole monimutkaista, mutta se vaatii oikeat menetelmät ja rakenteen toimiakseen. Me Palvelumuotoilu Palossa olemme auttaneet lukuisia organisaatioita rakentamaan strategioita, jotka todella ohjaavat arjen tekemistä ja joihin koko tiimi sitoutuu. Jos haluat kuulla lisää siitä, miten voisimme tukea teidän strategiatyötänne, ota yhteyttä ja jutellaan lisää!