Mitä hyötyä yhteiskehittämisestä on HR:lle?

Yhteiskehittäminen tuo HR:lle konkreettisia etuja: ratkaisut vastaavat paremmin todellisiin tarpeisiin, henkilöstö sitoutuu muutoksiin vahvemmin ja kehittämistyö tuottaa tuloksia nopeammin. Kun ihmiset pääsevät itse vaikuttamaan oman työnsä pelisääntöihin ja prosesseihin, he myös noudattavat niitä mielellään.

Käytännössä yhteiskehittäminen tarkoittaa HR:lle muun muassa seuraavia hyötyjä:

• Parempi tiedonkeruu: Työntekijät tietävät parhaiten, missä arjen prosesseissa on pullonkauloja. Osallistaminen tuo tämän hiljaisen tiedon näkyväksi.
• Vahvempi sitoutuminen: Kun henkilöstö on ollut mukana ratkaisun rakentamisessa, muutosvastarinta vähenee merkittävästi.
• Nopeampi jalkauttaminen: Osallistavasti kehitetyt käytännöt juurtuvat organisaatioon huomattavasti sujuvammin kuin ylhäältä annetut ohjeet.
• Parempi työntekijäkokemus: Vaikuttamisen kokemus itsessään lisää työtyytyväisyyttä ja tunnetta siitä, että oma ääni kuullaan.
• Innovatiivisemmat ratkaisut: Moniääninen kehittäminen tuottaa ideoita, joita ei syntyisi pelkästään HR-tiimin sisällä.

Lyhyesti: yhteiskehittäminen ei ole vain mukava tapa toimia, se on tehokas tapa saada aikaan muutoksia, jotka oikeasti toimivat.

Miten yhteiskehittäminen eroaa perinteisestä HR-kehittämisestä?

Perinteisessä HR-kehittämisessä asiantuntijat tai johto suunnittelevat ratkaisut ja henkilöstö ottaa ne vastaan. Yhteiskehittämisessä henkilöstö on mukana prosessissa alusta alkaen, ei vain vastaanottajana vaan aktiivisena osallistujana ja asiantuntijana.

Ero näkyy selkeimmin näissä kohdissa:

• Tieto: Perinteisessä mallissa tieto kerätään kyselyillä tai ylhäältä. Yhteiskehittämisessä tieto syntyy dialogissa ja yhteisessä työskentelyssä.
• Rooli: Perinteisesti henkilöstö on kehittämisen kohde. Yhteiskehittämisessä he ovat kehittämisen tekijöitä.
• Prosessi: Perinteinen malli on usein lineaarinen: suunnittele, toteuta, jalkauta. Yhteiskehittäminen on iteratiivista: kokeile, kerää palaute, paranna.
• Lopputulos: Perinteisesti syntyy dokumentti tai ohje. Yhteiskehittämisessä syntyy ratkaisu, johon ihmiset ovat jo valmiiksi sitoutuneita.

Yhteiskehittäminen ei tarkoita, että HR luopuu asiantuntijuudestaan. Se tarkoittaa, että HR toimii fasilitaattorina ja prosessin ohjaajana, joka hyödyntää koko organisaation osaamista.

Missä HR-prosesseissa yhteiskehittämistä voidaan käyttää?

Yhteiskehittämistä voidaan hyödyntää lähes kaikissa HR-prosesseissa, joissa ihmisten arki, kokemus tai toimintatavat ovat kehittämisen kohteena. Erityisen hyvin se sopii tilanteisiin, joissa muutos koskee monia ihmisiä tai joissa tarvitaan käytännön ymmärrystä arjen haasteista.

Tyypillisiä HR-prosesseja, joihin yhteiskehittäminen sopii hyvin:

• Perehdytysprosessin kehittäminen: Uudet ja vanhat työntekijät yhdessä suunnittelemassa, mikä perehdytyksessä toimii ja mikä ei.
• Työyhteisön pelisäännöt: Pelisäännöt, jotka tiimi on itse rakentanut, toimivat arjessa huomattavasti paremmin.
• Rekrytointiprosessin sujuvoittaminen: Hakijakokemus paranee, kun prosessi suunnitellaan hakijoiden näkökulmasta.
• Kehityskeskustelukäytännöt: Osallistava suunnittelu tuottaa käytäntöjä, joita sekä esimiehet että työntekijät kokevat mielekkäiksi.
• Hyvinvointipalvelut ja -käytännöt: Henkilöstö tietää parhaiten, millainen tuki on arjessa oikeasti hyödyllistä.
• Sisäiset viestintäkäytännöt: Tiedonkulun parantaminen onnistuu, kun kehitetään niiden ihmisten kanssa, joita ongelmat koskevat.
• Urapolkujen ja osaamisen kehittäminen: Yksilöllisemmät ja motivoivammat urapolut syntyvät dialogissa, ei valmiista malleista.

Haluatko tutustua tarkemmin palvelumuotoilun menetelmiin, joita voidaan hyödyntää näissä prosesseissa? Katso palvelumuotoilun menetelmät ja työkalut.

Miten HR käynnistää yhteiskehittämisprojektin käytännössä?

HR käynnistää yhteiskehittämisprojektin määrittelemällä ensin selkeän kehittämiskohteen ja keräämällä ymmärrystä nykytilasta ennen kuin ratkaisuja aletaan ideoida. Hyvä yhteiskehittämisprojekti etenee vaiheittain: ymmärrä, ideoi, kokeile ja viimeistele.

Käytännön askeleet projektin käynnistämiseen:

1. Rajaa kehittämiskohde: Valitse yksi selkeä prosessi tai haaste, johon haluat muutosta. Liian laaja kohde hajauttaa energian.
2. Kerää nykytilatieto: Haastattele avainhenkilöitä, tee pienimuotoinen kysely tai järjestä kartoitustyöpaja. Ymmärrä, missä kipupisteet todella ovat.
3. Valitse osallistujat: Kutsu mukaan ihmisiä, joita kehittämiskohde koskee suoraan, sekä eri näkökulmia edustavia henkilöitä.
4. Fasilitoi ideointityöpaja: Järjestä rakenteiset työpajat, joissa ideoita synnytetään yhdessä. Käytä visuaalisia ja toiminnallisia menetelmiä.
5. Testaa ja iteroi: Kokeile lupaavinta ideaa pienessä mittakaavassa ennen laajempaa käyttöönottoa. Kerää palaute ja paranna.
6. Dokumentoi ja viesti: Kuvaa uudistettu käytäntö selkeästi ja kerro koko organisaatiolle, miten ratkaisu syntyi ja keitä oli mukana.

Projektin ei tarvitse olla iso tai monimutkainen. Jopa muutaman tunnin yhteinen työpaja voi tuottaa arvokkaita oivalluksia ja konkreettisia parannusehdotuksia.

Ketkä pitäisi osallistaa HR:n yhteiskehittämiseen?

HR:n yhteiskehittämiseen kannattaa osallistaa ne ihmiset, joita kehittämiskohde suoraan koskee: työntekijät, esimiehet ja tarvittaessa myös johto. Laaja-alainen osallistaminen tuottaa monipuolisemman kuvan tilanteesta ja parempia ratkaisuja.

Osallistujia valitessa kannattaa miettiä eri rooleja:

• Työntekijät: He elävät kehitettävissä prosesseissa päivittäin ja tietävät parhaiten, mikä toimii ja mikä ei.
• Esimiehet: He näkevät prosessit sekä tiimin että johdon näkökulmasta ja ovat usein muutosten toteuttajia.
• HR-tiimi: Tuo mukaan rakenteen, menetelmäosaamisen ja kokonaiskuvan.
• Johto: Erityisesti silloin, kun kehittämiskohde vaatii resursseja tai strategisia päätöksiä.
• Uudet työntekijät: Tuoreessa muistissa oleva kokemus perehdytyksestä tai rekrytointiprosessista on erittäin arvokasta.

Ryhmän koko kannattaa pitää hallittavana: 6 – 12 henkilöä on usein sopiva määrä työpajaan. Jos osallistettavia on enemmän, voi jakaa heidät rinnakkaisiin ryhmiin tai kerätä tietoa etukäteen kyselyillä ja haastatteluilla.

Tärkeintä on, että osallistujat edustavat aitoja näkökulmia, eivät vain niitä, joilla on jo vahva ääni organisaatiossa.

Milloin kannattaa käyttää ulkopuolista palvelumuotoilijaa HR-kehittämisessä?

Ulkopuolinen palvelumuotoilija on hyödyllinen silloin, kun tarvitaan neutraalia fasilitaattoria, uutta näkökulmaa tai menetelmäosaamista, jota organisaatiosta ei löydy. Erityisesti monimutkaisissa muutoksissa tai tilanteissa, joissa sisäiset jännitteet vaikeuttavat avointa keskustelua, ulkopuolinen tuki tekee merkittävän eron.

Ulkopuolinen palvelumuotoilija tuo lisäarvoa erityisesti näissä tilanteissa:

• Organisaatiossa on jumiutuneita tilanteita: Ulkopuolinen ei kanna historiaa eikä sisäisiä rooleja, mikä mahdollistaa avoimemman keskustelun.
• Tarvitaan rakenteellista menetelmäosaamista: Hyvä yhteiskehittäminen vaatii fasilitointitaitoja ja oikeita menetelmiä, joita ei välttämättä löydy HR:ltä itseltään.
• Projekti on laaja tai strategisesti tärkeä: Isommat muutokset, kuten koko organisaation toimintakulttuurin kehittäminen, hyötyvät ulkopuolisesta osaamisesta.
• HR haluaa oppia yhteiskehittämistä itse: Yhteistyö palvelumuotoilijan kanssa on samalla oppimiskokemus, joka kasvattaa organisaation omaa osaamista.
• Aikaa on rajallisesti: Ulkopuolinen asiantuntija voi ottaa vastuun prosessin suunnittelusta ja fasilitoinnista, jolloin HR voi keskittyä sisältöön.

Kannattaa myös tietää, että Työsuojelurahasto voi rahoittaa osan ulkopuolisen asiantuntijan työ- ja matkakustannuksista. Tämä tekee ulkopuolisen avun hankkimisesta taloudellisesti huomattavasti helpompaa.

Me Palvelumuotoilu Palossa autamme organisaatioita juuri tällaisissa tilanteissa: suunnittelemme ja fasilitoimme yhteiskehittämisprosessit, joissa henkilöstö on aidosti mukana ratkaisemassa omaa työtään koskevia haasteita. Tutustu palveluihimme tarkemmin.

Kiinnostaako palveluiden kehittäminen?

Yhteiskehittäminen HR:ssä ei ole monimutkaista, mutta se vaatii oikeat menetelmät ja aitoa halua kuunnella henkilöstöä. Me Palvelumuotoilu Palossa uskomme, että parhaat ratkaisut syntyvät aina yhdessä, oli kyse sitten perehdytysprosessista, työyhteisön pelisäännöistä tai koko organisaation toimintakulttuurin uudistamisesta. Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan siitä, miten voimme tukea teidän HR-kehittämistänne.