Mitä yhteiskehittäminen tuo strategiaprosessiin?

Yhteiskehittäminen tuo strategiaprosessiin monipuolisempaa tietoa, laajempaa näkemystä ja vahvempaa sitoutumista. Sen sijaan että strategia syntyy pienen johto- tai suunnitteluryhmän suljettujen ovien takana, osallistava lähestymistapa kerää oivalluksia suoraan niiltä ihmisiltä, jotka tuntevat arjen haasteet ja asiakkaiden tarpeet parhaiten.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että strategiaan sisältyy tietoa, jota ei muuten nousisi esiin. Henkilökunnalla on hiljaista tietoa prosesseista, asiakaskohtaamisista ja toiminnan pullonkauloista. Asiakkailla puolestaan on kokemus siitä, mikä palvelussa toimii ja mikä ei. Kun nämä näkökulmat yhdistetään johdon strategiseen ajatteluun, lopputulos on huomattavasti rikkaampi kuin pelkän johtoryhmätyöskentelyn tuotos.

Yhteiskehittäminen tuo strategiaprosessiin myös konkreettisia hyötyjä:

• Parempi tietopohja: Strategia perustuu oikeisiin tarpeisiin eikä oletuksiin.
• Läpinäkyvyys: Kaikki näkevät, miten strategia on muodostettu ja mistä valinnat kumpuavat.
• Sitoutuminen: Prosessiin osallistuneet henkilöt seisovat strategian takana, koska he ovat itse olleet rakentamassa sitä.
• Vähemmän vastarintaa: Muutos tuntuu tutulta, kun se on kehitetty yhdessä eikä tuputettu ulkopuolelta.
• Oppiminen prosessin aikana: Osallistujat omaksuvat uusia yhteiskehittämisen tapoja, joita voi hyödyntää myös jatkossa.

Osallistaminen ei siis ole vain mukava lisä strategiatyöhön. Se muuttaa koko prosessin luonnetta: strategiasta tulee yhteinen, elävä suunta eikä pelkkä johdon julkilausuma.

Ketkä tulisi osallistaa strategian yhteiskehittämiseen?

Strategian yhteiskehittämiseen kannattaa osallistaa vähintään oma henkilökunta eri organisaatiotasoilta sekä asiakkaat tai loppukäyttäjät. Laajempi osallistaminen kannattaa silloin, kun strategia koskettaa useita sidosryhmiä tai kun organisaatio haluaa varmistaa, että strategia vastaa todellisiin tarpeisiin.

Osallistettavia tahoja voi miettiä kolmesta suunnasta:

Organisaation sisältä

Johto tuo strategisen näkemyksen ja päätöksenteon, mutta yhtä tärkeää on kuulla esihenkilöitä ja arjen tekijöitä. He tuntevat operatiiviset haasteet, asiakaskohtaamiset ja ne kohdat, joissa nykyinen toiminta hiertää. Ilman heidän ääntään strategia saattaa jäädä irralliseksi arjesta.

Asiakkaat ja loppukäyttäjät

Asiakkaat tuovat strategiaan ulkopuolisen näkökulman: mitä he oikeasti tarvitsevat, mitä he arvostavat ja mikä saa heidät palaamaan. Asiakkaiden osallistaminen voi tapahtua kyselytutkimusten, haastattelujen tai yhteisten työpajojen kautta. Tämä tieto ohjaa strategian painopistealueiden valintaa konkreettisesti.

Muita mahdollisia osallistettavia tahoja ovat yhteistyökumppanit, rahoittajat, omistajat tai viranomaiset riippuen siitä, minkä tyyppisestä organisaatiosta on kyse. Julkisella sektorilla mukaan voi tulla myös kuntalaisia tai palveluiden käyttäjäryhmiä. Tärkeintä on miettiä, kenen elämään strategia vaikuttaa, ja varmistaa, että nämä äänet pääsevät mukaan prosessiin.

Miten yhteiskehittäminen käytännössä toimii strategiatyössä?

Strategian yhteiskehittäminen etenee yleensä vaiheistettuna prosessina, joka alkaa nykytilan selvityksestä ja päätyy yhteisesti muotoiltuun toimenpidesuunnitelmaan. Prosessi ei ole lineaarinen putki vaan iteratiivinen kokonaisuus, jossa eri vaiheissa kerätty tieto ruokkii seuraavia vaiheita.

Tyypillinen yhteiskehittämisen prosessi strategiatyössä sisältää seuraavat vaiheet:

1. Kokonaisuuden suunnittelu: Päätetään yhdessä, mitä menetelmiä käytetään, ketkä osallistuvat ja mikä on aikataulu. Tämä vaihe luo selkeän rungon koko prosessille.
2. Nykytilan selvitys: Kerätään tietoa kyselytutkimuksilla, haastatteluilla tai havainnoinnilla sekä henkilökunnalta että asiakkailta. Tämä luo pohjan strategisille valinnoille.
3. Vision ja teemojen muotoilu: Tulevaisuuden suunta hahmotellaan yhdessä. Mitkä ovat ne painopistealueet, joihin organisaatio haluaa panostaa?
4. Osallistavat työpajat: Henkilökunta, johto ja mahdollisesti asiakkaat työskentelevät yhdessä toimenpidesuunnitelman parissa. Luovat menetelmät, kuten palvelumuotoilun työkalut, auttavat saamaan ideat näkyviksi ja vertailtaviksi.
5. Strategiakoosteen kokoaminen: Prosessin tuotokset kootaan selkeäksi dokumentiksi, joka kertoo sekä suunnan että sen, miten sinne päästään.

Menetelmien valinta vaikuttaa paljon siihen, miten osallistava prosessi tuntuu. Palvelumuotoilun menetelmät kuten yhteisöllinen ideointi, palvelupolkujen visualisointi tai prototyyppien testaaminen tekevät strategiatyöstä konkreettista ja innostavaa. Ne auttavat ihmisiä hahmottamaan abstrakteja teemoja käytännön tasolla.

Miksi perinteinen strategiatyö ei aina tuota sitoutumista?

Perinteinen strategiatyö ei tuota sitoutumista, koska se tehdään usein pienen ryhmän toimesta ja jalkautetaan muulle organisaatiolle valmiina pakettina. Kun ihmiset eivät ole osallistuneet strategian tekemiseen, he eivät tunne sitä omakseen. Tulos on se, että strategia jää paperille eikä muutu arjen toiminnaksi.

Tämä on tuttu ilmiö monissa organisaatioissa. Strategia esitellään henkilöstölle infotilaisuudessa, jaetaan diakana tai ripustetaan seinälle, ja sitten odotetaan, että kaikki alkavat toimia sen mukaisesti. Mutta muutos ei tapahdu näin.

Sitoutumisen puutteeseen on useita syitä:

• Kokemus ulkopuolisuudesta: Jos et ole saanut vaikuttaa strategiaan, et koe sitä omaksesi.
• Epäselvyys arjen tasolla: Korkealentoiset tavoitteet eivät kerro, mitä minun pitää tehdä eri tavalla huomenna.
• Luottamuksen puute: Jos strategia tuntuu irralliselta arjesta, herää epäilys siitä, onko se tehty oikean tiedon pohjalta.
• Muutosvastarinta: Muutos, joka tulee ylhäältä alas ilman osallistamista, kohtaa luonnostaan enemmän vastarintaa.

Osallistava strategiatyö ratkaisee nämä ongelmat rakenteellisesti. Kun henkilökunta on mukana rakentamassa strategiaa, jalkauttaminen on useimmiten saumatonta. Strategia ei tule organisaatiolle vieraana asiana, vaan se on jo prosessin aikana tullut tutuksi ja omaksi.

Milloin yhteiskehittäminen sopii strategiatyöhön parhaiten?

Yhteiskehittäminen sopii strategiatyöhön parhaiten silloin, kun organisaatio haluaa varmistaa, että strategia on sekä realistinen että motivoiva. Se on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa edessä on merkittäviä muutoksia, organisaatio on hajautunut tai aiemmat strategiat eivät ole juurtuneet käytäntöön.

Yhteiskehittäminen kannattaa ottaa mukaan erityisesti näissä tilanteissa:

• Isot muutokset tulossa: Kun organisaatio on uudistumassa, fuusioitumassa tai muuttamassa toimintamalliaan, osallistava prosessi vähentää epävarmuutta ja rakentaa luottamusta.
• Strategia ei ole toteutunut toivotulla tavalla: Jos aiemmat strategiat ovat jääneet toteuttamatta, syy löytyy usein sitoutumisen puutteesta. Yhteiskehittäminen korjaa tämän rakenteellisesti.
• Organisaatio on moniääninen: Kun eri osastot, toimipisteet tai ammattiryhmät näkevät asiat eri tavoin, yhteinen prosessi luo yhteisen suunnan.
• Asiakasymmärrys on ohut: Jos strategian pitäisi perustua asiakkaiden tarpeisiin mutta niitä ei tunneta kunnolla, yhteiskehittäminen tarjoaa rakenteen tiedon keräämiselle.
• Halutaan rakentaa oppivaa organisaatiota: Yhteiskehittäminen opettaa samalla prosessin aikana hyviä kehittämisen tapoja, jotka jäävät organisaation käyttöön myös jatkossa.

Yhteiskehittäminen ei sovi kaikkiin tilanteisiin sellaisenaan. Jos päätös on jo tehty ja strategian suunta on lukittu, osallistaminen kannattaa kohdistaa toimenpidesuunnitelman rakentamiseen eikä koko suunnan kyseenalaistamiseen. Rehellisyys prosessin rajoista on tärkeää: ihmisten ei pidä luulla, että he voivat vaikuttaa asioihin, joihin he eivät todellisuudessa voi. Se nakertaa luottamusta enemmän kuin avoin viestintä rajoista.

Haluatko tutustua syvemmin siihen, millaisia menetelmiä yhteiskehittämisessä käytetään? palvelumuotoilun työkalut ja menetelmät tarjoavat konkreettisen katsauksen siihen, miten osallistaminen tapahtuu käytännössä. Voit myös tutustua kaikkiin palveluihimme ja löytää sen lähestymistavan, joka sopii juuri teidän organisaationne tilanteeseen.

Kiinnostaako palveluiden kehittäminen?

Yhteiskehittäminen strategiatyössä ei ole monimutkaista, mutta se vaatii hyvän rakenteen ja oikeat menetelmät. Me Palvelumuotoilu Palossa olemme auttaneet lukuisia organisaatioita rakentamaan strategioita, jotka eivät jää pöytälaatikkoon, vaan elävät arjessa ja ohjaavat oikeasti tekemistä.

Jos haluat kuulla lisää siitä, miten voisimme tukea teidän strategiatyötänne, ota yhteyttä, niin jutellaan lisää.