Toimivan työn rakennuspalikat – työtilojen muutos alkaa ihmisistä, ei seinistä
Liian usein remontti tai muutto käynnistyy pohjapiirroksista eikä ihmisten toiminnallisista tarpeista tiloihin liittyen. Ennen kuin tiloja voi suunnitella toimiviksi, täytyy ymmärtää, millaista työtä niissä oikeasti tehdään. Tämän takia olemme luoneet oman tilojen ja erilaisten tilaratkaisujen palvelumuotoilumallin. Sen avulla työtiilojen suunnittelusta ja kehittämisestä tulee osa organisaation strategiaa, työn tekemisen arkea ja työntekijäkokemusta.
Uusi remontti tai muutto käynnistyy usein pohjapiirroksista. Pohditaan työpisteiden määrää, kuka saa huoneen ja kuka menee avokonttoriin, neuvottelutilojen sijaintia ja kalusteita. Nämä ovat toki tärkeitä asioita – mutta aivan liian usein ne nousevat pöydälle liian varhaisessa vaiheessa.
Ennen kuin tiloja voi suunnitella toimiviksi, täytyy ymmärtää, millaista työtä niissä oikeasti tehdään. Milloin työtehtävät vaativat keskittymistä? Milloin tarvitaan nopeaa kohtaamista tai hetken hengähdystaukoja? Milloin ollaan toimistolla ja milloin etänä? Ja ennen kaikkea millaista työntekijäkokemusta ja toimintakulttuuria tilojen halutaan edistävän organisaatiossa?
Palon tilojen palvelumuotoilumalli on syntynyt juuri tämän takia. Sen ydin on yksinkertainen: tiloja ei suunnitella vain tiloina, vaan osana organisaation strategiaa, työn tekemisen arkea ja työntekijäkokemusta. Mallin avulla työtilojen kehittäminen etenee neljässä vaiheessa.
1. Löydetään yhteinen tahtotila
Työtilojen kehittäminen aloitetaan yhteisen tahtotilan määrittelyllä. Mitä organisaatio haluaa tiloillaan mahdollistaa? Mitkä arvot, tavoitteet ja muutostarpeet ohjaavat päätöksiä? Tässä vaiheessa tilojen suunnittelu nostetaan strategiselle tasolle eikä pelkkien neliöiden laskemiseksi.
2. Syvennytään työn arkeen
Tässä vaiheessa tutkitaan yleisesti työarkea. Tehdään arjen havainnointia ja haastatellaan henkilöstöä. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on nimittäin erittäin tärkeää syventyä erityisesti siihen, miten tiloja käytetään, millaisia kohtaamisia ja prosesseja niihin voi liittyä. Vaiheen keskeisin tavoite on muodostaa kattava kokonaiskuva tiloista ja tilojen käyttäjien tarpeista, jotta saadaan selville mitä tulevien tilojen täytyy tukea.
3. Kehitetään ratkaisuja yhdessä
Kolmannessa vaiheessa tilaratkaisuja ideoidaan, konkretisoidaan, mallinnetaan ja testataan yhdessä työntekijöiden ja muiden tilojen käyttäjien kanssa. Ratkaisuja ei siis keksitä suljetuissa huoneissa, vaan niitä rakennetaan yhdessä juuri niiden ihmisten kanssa, joiden arkeen ne oikeasti tulevaisuudessa vaikuttavat.
4. Luodaan kokonaisvaltainen työtilakonsepti
Projektin päätteeksi organisaatio saa selkeän, perustellun ja yhteisesti omistetun konseptikuvauksen. Käytännössä kuvaus on suunnitelma, johon kaikki voivat tukeutua. Se nimittäin kokoaa yhteen toiminnalliset periaatteet, käyttäjien tarpeet ja suunnittelua ohjaavat laatukriteerit. Seuraavan vaiheen yksityiskohtaisten tilaratkaisujen suunnittelijat saavat kuvauksesta itselleen tärkeät suunnittelun suuntaviivat – ja vapaat kädet innovoida niiden puitteissa.
Miksi tämä kannattaa?
Tilamuutokset ovat yleensä isoja investointeja. Tiloilla on luonnollisesti suuri vaikutus työn sujuvuuteen, ihmisten hyvinvointiin, asiakaskokemukseen ja organisaation kykyyn toimia tavoitteidensa mukaisesti. Tästä syystä tilojen käyttäjien arki kannattaa ottaa kattavasti huomioon ja suunnittelun keskiöön. Muuten riskinä on, että luodataan tiloja, jotka voivat kyllä näyttää hyviltä, mutta eivät jokapäiväisessä työskentelyssä toimi. Ongelmat näkyvät myöhemmin mm. henkilöstön muutosvastarintana ja turhautumisena tai kalliina korjausliikkeinä.
Kun ihmiset pääsevät mukaan kehittämiseen oikealla tavalla ja oikeassa vaiheessa, he eivät ole muutoksen kohteita. He ovat sen innokkaita rakentajia ja muutoksen puolestapuhujia.
Kenelle malli sopii?
Organisaatioille, jotka:
- suunnittelevat uudisrakennusta tai remonttia
- muuttavat uusiin työtiloihin
- kehittävät tiloja vastaamaan muuttuneita työn tapoja
- haluavat tilamuutoksen tukevan myös yhteisöllisyyttä ja työntekijäkokemusta
Mitä kehittämisprojektin päätteeksi syntyy?
Seuraavaan vaiheeseen ei lähdetä arvailun varassa, koska kehittämisen tuloksena organisaatiolla on yhteinen ymmärrys ja konkreettiset työkalut. He saavat kokonaisvaltaisen työtilakonseptin, joka kattaa mm. tahtotilan kuvauksen, määriteltyjä käyttäjätarpeita, erilaisia tilojen käyttömoodeja, työntekijäkuvauksia, laatukriteereitä, tilaratkaisuideoita ja uusia työtiloja avaavan kuvauksen.
Työtila on enemmän kuin puitteet
Hyvä työtila ei ole vain fyysinen tila ja paikka, jossa työtä tehdään. Se on iso osa työn sujuvuutta, johtamista, yhteisöllisyyttä ja organisaation kulttuuria.
Me Palvelumuotoilu Palossa autamme tekemään tilamuutoksista ymmärrettäviä. Sellaisia, joissa ihmiset tuntevat tulleensa kuulluiksi ja kokevat päässeensä vaikuttamaan asioihin. Me selvitämme yhteiset tavoitteet ja autamme ymmärtämään tiloihin liittyvät työarjen tarpeet. Käännämme organisaation ymmärryksen kuvaukseksi, jota tilojen suunnittelija ymmärtää ja jonka tuloksena syntyy aidosti arjessa toimivia työtiloja.
Oletko tilamuutosten edessä?
Varaa kanssamme tapaaminen ja jutellaan lisää.
Varaa maksuton tapaaminen tästä
Lue lisää tilallisesta palvelumuotoilusta
Esimerkkejä töistämme
Alla olevista kuvauksista pääset tutustumaan, miten olemme muotoilleet ihmislähtöisiä tiloja.
Palvelumuotoilua, olkaa hyvä!
Kaipaako palvelusi sytykettä? Ota yhteyttä lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla ja vastaamme sinulle mahdollisimman pian.