Tilojen palvelumuotoilumalli – tilojen muutos alkaa ihmisistä
Palon tilojen palvelumuotoilumalli auttaa suunnittelemaan työ- ja asiakastiloja käyttäjien todellisten tarpeiden, toiminnan ja organisaation tavoitteiden pohjalta. Nelivaiheinen malli yhdistää tilojen kehittämiseen strategian, käyttäjäymmärryksen, yhteiskehittämisen sekä työntekijä- ja asiakaskokemuksen.
Tilojen suunnittelu alkaa ihmisten toiminnan ymmärtämisestä
Liian usein remontti, muutto tai muu tilamuutos käynnistyy pohjapiirroksista. Pohditaan esim. asiakaspalvelu- tai työpisteiden määrää, kuka saa huoneen ja kuka menee avokonttoriin, odotustilojen sijaintia ja kalusteita. Nämä ovat toki tärkeitä asioita – mutta aivan liian usein ne nousevat pöydälle liian varhaisessa vaiheessa.
Ennen kuin tiloja voidaan suunnitella toimiviksi, täytyy ymmärtää käyttäjien tarpeita, arjen toimintaa ja sitä, millaista kokemusta tilojen halutaan tukea. Millaista työtä tiloissa oikeasti tehdään tai miten niissä toimitaan asiakkaiden kanssa? Milloin työtehtävät vaativat keskittymistä, milloin tarvitaan nopeita kohtaamisia tai hetkiä rauhoittumiseen? Milloin työskennellään toimistolla ja milloin etänä? Entä ennen kaikkea millaista työntekijä- tai asiakaskokemusta tilojen halutaan edistävän?
Tilojen palvelumuotoilun ydin on yksinkertainen: tiloja ei suunnitella vain tiloina, vaan osana organisaation strategiaa, arkea ja tavoiteltua työntekijä- tai asiakaskokemusta. Näin tilaratkaisujen tehtävänä on tukea sujuvaa työtä, palvelua ja erilaisia käyttötilanteita.
Tätä varten olemme luoneet oman tilojen palvelumuotoilumallin. Malli etenee neljässä vaiheessa yhteisen tahtotilan määrittelystä toiminnan ymmärtämiseen, tilaratkaisujen kehittämiseen ja kokonaisvaltaisen tilakonseptin muodostamiseen. Malli on osa Palon tilallisen palvelumuotoilun kokonaisuutta.
Tilojen palvelumuotoilumallin neljä vaihetta
Palon tilojen palvelumuotoilumalli etenee yhteisen tahtotilan määrittelystä tilojen käyttäjien arjen ymmärtämiseen, ratkaisujen yhteiskehittämiseen ja kokonaisvaltaisen tilakonseptin muodostamiseen.
1. Tahtotila – määritellään tilamuutoksen tavoitteet
Tilojen kehittäminen aloitetaan yhteisen tahtotilan määrittelyllä. Millaista kokonaisuutta lähdetään rakentamaan? Mitä organisaatio haluaa tiloillaan mahdollistaa? Mitkä arvot, tavoitteet ja muutostarpeet ohjaavat päätöksiä? Tässä vaiheessa tilojen suunnittelu nostetaan strategiselle tasolle eikä pelkkien neliöiden laskemiseksi.
2. Toiminta – ymmärrettään tilojen käyttäjien arkea
Tässä vaiheessa syvennytään tiloissa tapahtuvaan arkeen ja siihen, miten tiloja todellisuudessa käytetään. Toimintaa havainnoidaan ja henkilöstöä, asiakkaita sekä muita tilojen käyttäjiä haastatellaan. Tarkastelussa ovat esimerkiksi erilaiset työ- ja palvelutilanteet, kohtaamiset, prosessit sekä tilojen käyttöön liittyvät tarpeet. Vaiheen tavoitteena on muodostaa kattava ymmärrys käyttäjien arjesta ja tarpeista sekä siitä, mitä tulevien tilojen täytyy mahdollistaa ja tukea.
3. Tilaratkaisut – kehitetään ja testataan ratkaisuja yhdessä
Kolmannessa vaiheessa tilaratkaisuja ideoidaan, rakennetaan ja testataan yhdessä työntekijöiden tai asiakkaiden ja muiden tilojen käyttäjien kanssa. Ratkaisuja ei siis keksitä suljetuissa huoneissa, vaan niitä rakennetaan yhdessä juuri niiden ihmisten kanssa, joiden arkeen ne tulevaisuudessa vaikuttavat.
4. Tilakonsepti – muodostetaan suunnittelua ohjaava kokonaisuus
Projektin päätteeksi organisaatio saa selkeän, perustellun ja yhteisesti omistetun kokonaisvaltaisen konseptikuvauksen. Käytännössä kuvaus toimii kuten suunnitelma, johon kaikki voivat tukeutua. Se kokoaa yhteen toiminnalliset periaatteet, käyttäjien tarpeet ja suunnittelua ohjaavat laatukriteerit. Seuraavan vaiheen yksityiskohtaisten tilaratkaisujen suunnittelijat saavat kuvauksesta itselleen tärkeät suunnittelun suuntaviivat – ja vapaat kädet innovoida niiden puitteissa.
Kenelle tilojen palvelumuotoilumalli sopii?
Malli sopii kaikille organisaatioille, jotka suunnittelevat työ- tai asiakastilojen uudistamista, remonttia, muuttoa, uudisrakentamista tai työn ja palvelujen toimintatapojen muutosta.
Käyttökohteet:
- Työ- ja palveluympäristöt
- Julkiset ja yksityiset tilat
- Uudisrakentamisen kohteet
- Remontoitavat tilat
- Tilat, joissa on havaittu käyttötarpeiden muutoksia
- Yleisesti tilojen parantaminen käyttäjien tarpeiden mukaisiksi
Miksi tilojen palvelumuotoiluun kannattaa panostaa?
Tilamuutokset ovat usein merkittäviä investointeja, joiden vaikutukset näkyvät organisaation arjessa pitkään. Siksi tilojen kehittämiseen kannattaa panostaa jo ennen kuin yksityiskohtaisia ratkaisuja tai pohjapiirroksia lähdetään tekemään. Kun työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden käyttäjien tarpeet ymmärretään riittävän varhain, voidaan suunnittelua ohjata kohti ratkaisuja, jotka tukevat sekä toimintaa että tavoiteltua kokemusta.
Tilojen palvelumuotoilu auttaa tekemään näkyväksi, mitä tilojen täytyy mahdollistaa käytännössä. Samalla voidaan tunnistaa erilaisia käyttötarpeita, arvioida ratkaisuja ennen toteutusta ja muodostaa yhteinen näkemys siitä, millainen ympäristö tukee organisaation tavoitteita parhaiten.
Palvelumuotoilun avulla voidaan:
- perustaa tilaratkaisut käyttäjien todellisiin tarpeisiin oletusten sijaan
- tukea työn sujuvuutta, palvelua ja erilaisia käyttötilanteita
- vahvistaa työntekijä- ja asiakaskokemusta
- osallistaa henkilöstöä ja muita käyttäjiä tilojen kehittämiseen
- vahvistaa sitoutumista tulevaan muutokseen
- antaa arkkitehdeille ja muille suunnittelijoille selkeät lähtökohdat jatkosuunnitteluun
- vähentää virheratkaisujen ja myöhempien kalliiden korjausliikkeiden riskiä.
Näin tilojen suunnittelu ei ala valmiista ratkaisuista, vaan ymmärryksestä siitä, mitä tiloissa tapahtuu ja mitä niiden halutaan tulevaisuudessa mahdollistavan.
Mitä tilojen palvelumuotoiluprojektin tuloksena syntyy?
Kehittämisen tuloksena organisaatio saa kokonaisvaltaisen tilakonseptin ja yhteisen ymmärryksen siitä, mitä tulevien tilojen tulee mahdollistaa. Kokonaisuus voi sisältää esimerkiksi:
- yhteisen tahtotilan ja tavoitteet
- käyttäjätarpeiden kuvauksen
- tilojen erilaiset käyttötilanteet ja käyttömodit
- työntekijä- tai asiakaskuvaukset
- suunnittelua ohjaavat laatukriteerit
- tilaratkaisuideoita
- kuvauksen tavoitellusta työ- tai asiakasympäristöstä.
Tila on enemmän kuin puitteet
Hyvä tila ei ole vain fyysinen paikka, jossa työtä tehdään tai palvelua tarjotaan. Se vaikuttaa työn sujuvuuteen, johtamiseen, yhteisöllisyyteen, asiakaskokemukseen, työntekijäkokemukseen ja organisaation kulttuuriin.
Palvelumuotoilu Palo auttaa muuttamaan organisaation tavoitteet ja käyttäjien arjen tarpeet tilasuunnittelua ohjaavaksi kokonaisuudeksi. Näin arkkitehdit ja muut tilasuunnittelun asiantuntijat saavat selkeät lähtökohdat ratkaisuille, jotka toimivat myös käytännön arjessa.
Oletko tilamuutosten edessä?
Varaa kanssamme tapaaminen ja jutellaan lisää.
Varaa maksuton tapaaminen tästä
Lue lisää tilallisesta palvelumuotoilusta
Esimerkkejä töistämme
Alla olevista kuvauksista pääset tutustumaan, miten olemme muotoilleet ihmislähtöisiä tiloja.
Palvelumuotoilua, olkaa hyvä!
Kaipaako palvelusi sytykettä? Ota yhteyttä lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla ja vastaamme sinulle mahdollisimman pian.