Lähtökohta

Tuunataan työtä –hanke jatkoi yhteistyötä Palvelumuotoilu Palon kanssa työllisyyspalvelujen kehittämiseen liittyen (lue yhteistyön edeltävästä vaiheesta tästä). Yhteistyön tavoitteena oli kartoittaa ja kuvata työn ja tekijän kohtauttamisen – erityisesti sirpalemaisen työn ja tekemisen kannalta – toimintamalli samalla toimintaa kehittäen.

Työn eteneminen

Työllisyyspalveluiden kehittämistyö eteni nykytilanteen ja sisäisen tiedon kartoittamisesta pienimuotoisen asiakasymmärryksen kautta yhteissuunnittelutyöpajoihin, joissa yhdessä henkilökunnan kanssa määriteltiin palveluiden sisältöjä sekä kuvattiin ja suunniteltiin toimintaa. Kaiken kerätyn tiedon pohjalta palvelusta tehtiin kuvauksia, palvelupolkuja ja toimintamallikuvaus. Tämän lisäksi työllisyyspalveluiden kanssa suunniteltiin yksi käytännön työkalu, jota organisaatiossa voitiin lähteä nopeasti kokeilemaan työarjessa.

Työssä hyödynnettiin pääasiassa etäyhteyksiä ja etätyöskentelyä tukevia työkaluja (Miro, Teams) sekä Palon kehittämiä työskentelypohjia.

Kokemuksia yhteistyöstä

Juttelimme Iin kunnan työllisyyspalveluiden päällikön, Lea Aallon, kanssa palvelumuotoilusta ja yhteistyöstä Palvelumuotoilu Palon kanssa. 

Mitä ajatuksia palvelumuotoilu sinussa herättää?

–  Kokemuksemme palvelumuotoilusta on mielestäni avartanut ja laajentanut niin omaa, työntekijöiden kuin yhteistyökumppaneiden ymmärrystä monista toimintaprosesseistamme ja yhteistyömahdollisuuksista. Tämä johtuu ennen kaikkea siitä, että palvelumuotoilussa prosesseihin päästään pintaa syvemmälle, Lea vastaa.

Hänen mukaansa palvelumuotoilu on ollut oiva tapa tarkastella toimintoja kriittisesti ilman, että joku tai jotkut loukkaantuvat. Samalla yhteistyökumppaneiden osallistaminen työpajoihin ja prosessien kehittämiseen on tuonut asioihin uusia näkökulmia, mahdollisuuksia ja kumppanuuksia. Lea kertoo myös havainneensa yhteishengen kasvua kuntaorganisaatioissa. Mukana olleet ovat kokeneet olevansa samassa veneessä kehittämistoimien äärellä, hän täydentää.

Millainen kokemus yhteistyö Palvelumuotoilu Palon kanssa mielestäsi oli?

– Minun kokemukseni on, että Palon palvelumuotoilijat pääsivät hyvin ”sisälle” kehittämistyöhön, mutta he onnistuivat myös pitämään tarpeellista etäisyyttä asioihin. Näin he pysyivät riittävän ulkopuolisina tarkkailijoina ja sparraajina, jotta asioissa päästiin etenemään rivakasti. Tämän lisäksi positiiviselta tuntui se, että palvelumuotoiluun käytetty aika kului tehokkaaseen työskentelyyn – mikä ei aina omalla porukalla työskennellessä toteudu tai onnistu.

Lea kertoo olevansa ihmisenä sellainen, jota asioiden visualisointi helpottaa ymmärtämisen osalta. Visualisointi lisää ja tukee myös kriittistä reflektointia. Tällaiset palvelumuotoiluprosessit vauhdittavat hänen mielestään ajatusten virtaa ja lisäävät innostusta. Etenkin hyvässä porukassa tuntuu, että ideat ruokkivat toisiaan ja asiat etenevät myös käytännössä tässä samassa ”flowssa”.

– Oli ilo olla mukana tällaisessa prosessissa ja nykyisenä palvelumuotoilu-uskovaisena olen kyllä jakanut tätä ilosanomaa muillekin, koska uskon tähän tapaan työskennellä ihan tosissani. Tämä oli myös suurenmoinen oppimisprosessi, päättää Lea.

Lopputulokset

• Lisääntynyt ymmärrys prosesseista, toiminnasta ja toisten tehtävistä
• Näkymättömän sisäisen tiedon tekeminen näkyväksi
• Kasvanut yhteishenki ja yhdessä tekemisen meininki
• Toimintamallin, palvelukokonaisuuden ja -konseptien kuvaukset
• Palvelupolun ja -systeemin sekä asiakkaiden kuvaukset

Projektin tiedot

Iin kunta on kasvava, viihtyisä ja elinvoimainen, luovasti uudistuva kunta – Iissä on ideaa.

Iin Micropolis luo vihreään teknologiaan ja osaamiseen perustuvaa yritystoimintaa ja elinvoimaa Pohjois-Suomessa.

Yhteistyön toteutus: 12/2021 – 08/2021

Mitä hyötyjä koet, että saitte palvelumuotoilusta?

–  Mielestäni yksi tärkeimmistä hyödyistä on se, että palvelumuotoilussa visualisoidaan asioita ja tekemisiä. Koen sen erityisesti lisänneen ja syventäneen ymmärrystä prosessien vaiheista, työntekijöiden omasta ja muiden rooleista prosesseissa, avaa Lea ja jatkaa: ”Palvelumuotoilun avulla ja tuella olemme saaneet varsin lyhyessä ajassa Tuunataan työtä -hankkeen aikana juurrutettua Tavarat kiertoon -järjestelmän osaksi kunnan työllistämistoimintaa ja kunnan hankintamallia.”

Iin kunnassa ollaan ainakin kokeilumielessä laajentamassa Tavarat kiertoon -varaston toimintaa käytettyjen liikuntavälineiden lainaamiseksi kuntalaisille. Lainaustoiminta pyritään aloittamaan maaliskuussa (2022). Näin ollen kunnassa on tässä asiassakin edetty palvelumuotoilun tuomien näkemysten viemiseksi eteenpäin. Lea lisää olleensa helmikuun alussa kertomassa Sitran työpajassa Iin kunnan työllistämispalveluiden kiertotaloustyöstä ja kehuneensa myös siellä palvelumuotoilun hyötyjä kumppanien osallistamisessa sekä uuden ajattelun ja toimintamallien luomisessa.

”Oli ilo olla mukana tällaisessa prosessissa ja nykyisenä palvelumuotoilu-uskovaisena olen kyllä jakanut tätä ilosanomaa muillekin, koska uskon tähän tapaan työskennellä ihan tosissani. Tämä oli myös suurenmoinen oppimisprosessi.”

Lea Aalto, Iin kunnan työllisyyspalveluiden päällikkö

Ota yhteyttä