Miksi perinteiset toimistotilat eivät välttämättä enää toimi kuten ennen?

Perinteiset toimistotilat on suunniteltu aikaan, jolloin kaikki työskentelivät samaan aikaan samassa paikassa. Nykyään työtavat ovat monimuotoisempia: osa tiimistä saattaa olla etänä, osa toimistolla, ja työajat vaihtelevat. Kiinteät työpisteet seisovat tyhjinä, kun ihmiset työskentelevät joustavasti eri paikoissa.

Hybridityö on muuttanut tilojen käyttöä merkittävästi. Kun työntekijät tulevat toimistolle vain muutamana päivänä viikossa, he tarvitsevat tiloja ennen kaikkea yhteistyöhön ja kohtaamisiin. Oma kiinteä työpiste menettää merkityksensä, jos siellä istutaan vain kaksi päivää viikossa.

Suljetut toimistohuoneet luovat uusia haasteita nykyisessä työkulttuurissa:

• Ne eivät tue spontaaneja kohtaamisia ja tiedon jakamista
• Videoneuvottelut vaativat hiljaisia, hyvin varustettuja tiloja, joita perinteisissä toimistoissa ei ole tarpeeksi
• Tilojen käyttöaste jää alhaiseksi, kun ihmiset työskentelevät vaihtelevasti
• Erilaiset työskentelytyylit eivät saa tarvitsemaansa tukea jäykistä tilaratkaisuista

Nuoremmat työntekijät arvostavat yhteisöllisyyttä ja joustavuutta. He haluavat valita työpaikkansa päivän tehtävien mukaan: toisinaan hiljaisen keskittymistilan, toisinaan yhteistyötilan tiimin kanssa. Perinteinen malli, jossa kaikilla on oma pöytä omassa huoneessa tai avotoimistossa, ei vastaa näihin odotuksiin.

Mitä muuttuva työ vaatii työympäristöltä?

Muuttuva työ vaatii monenlaisia tiloja erilaisiin työtehtäviin. Keskittymistä vaativa työ tarvitsee hiljaisia, häiriöttömiä paikkoja. Tiimityö puolestaan kaipaa yhteistyöalueita, joissa on helppo jakaa ajatuksia ja työskennellä yhdessä. Virtuaalipalaverit vaativat teknisesti hyvin varustettuja tiloja, joissa äänenlaatu ja yhteydet toimivat moitteettomasti.

Erilaiset työn muodot asettavat konkreettisia vaatimuksia tiloille:

• Syvä keskittyminen: Hiljaiset tilat, joissa ei ole läpikulkua tai taustamelua. Hyvä valaistus ja ergonomia tukevat pitkäkestoista työskentelyä.
• Tiimityö ja yhteissuunnittelu: Avarat tilat, joissa on siirrettäviä kalusteita, työskentelypintoja ja digitaalisia työvälineitä ideoiden jakamiseen.
• Spontaanit kohtaamiset: Epäviralliset tilat kahvin, lounaan tai lyhyen keskustelun äärellä. Nämä tilat edistävät tiedon jakamista ja yhteisöllisyyttä.
• Virtuaalipalaverit: Pienemmät, suljetut tilat hyvällä äänieristyksellä ja luotettavalla tekniikalla. Riittävä määrä näitä tiloja estää pullonkaulat.

Työntekijöiden yksilölliset tarpeet vaihtelevat paljon. Osa ihmisistä keskittyy parhaiten täydellisessä hiljaisuudessa, toiset kaipaavat ympärilleen elämää ja taustahälyä. Jotkut työskentelevät mieluiten yksin, toiset saavat energiaa muiden läsnäolosta. Toimiva työympäristö tarjoaa vaihtoehtoja, jotta jokainen löytää itselleen sopivan paikan eri tilanteisiin.

Myös fyysiset tarpeet ovat yksilöllisiä. Säädettävät työpisteet, erilaiset istuimet ja mahdollisuus työskennellä seisten tai istuen parantavat ergonomiaa ja jaksamista. Hyvä valaistus, ilmanvaihto ja lämpötila vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen ja viihtyvyyteen.

Miten suunnittelet joustavan työympäristön?

Joustava työympäristö rakentuu modulaarisista, monikäyttöisistä tiloista, jotka mukautuvat erilaisiin tarpeisiin. Siirrettävät väliseinät, pyörillä varustetut kalusteet ja muunneltavat työpisteet mahdollistavat tilojen nopean muokkaamisen eri käyttötarkoituksiin. Tämä joustavuus auttaa vastaamaan muuttuviin työtilanteisiin ilman suuria remontteja.

Käytännön vinkkejä joustavien tilojen suunnitteluun:

• Suunnittele tilat toimintojen, ei henkilömäärän mukaan. Mieti, mitä erilaisia työtehtäviä tilassa tehdään.
• Luo selkeä vyöhykejako: hiljaiset alueet, yhteistyöalueet ja sosiaaliset tilat omille alueillaan.
• Valitse kevyitä, helposti siirrettäviä kalusteita, jotka mahdollistavat nopean muokkauksen.
• Varmista, että tekniikka toimii saumattomasti kaikissa tiloissa. Langaton yhteys ja riittävät pistorasiat ovat perusta.
• Huomioi akustiikka jo suunnitteluvaiheessa. Äänieristys ja ääntä vaimentavat materiaalit parantavat tilojen toimivuutta.

Erilaisia tilatyyppejä toimivaan työympäristöön

Hiljaiset tilat ovat välttämättömiä keskittymistä vaativaan työhön. Ne voivat olla pieniä puhelinkoppeja, yksittäisiä työpisteitä tai suurempia hiljaisia työskentelyalueita. Tärkeää on, että näissä tiloissa on selkeät pelisäännöt ja ne todella pysyvät hiljaisina.

Yhteistyöalueet tukevat tiimityötä ja ideointia. Ne voivat sisältää isoja pöytiä, valkotauluja, digitaalisia näyttöjä ja mukavia istumapaikkoja. Näillä alueilla saa ja pitää puhua, joten ne sijoitetaan etäämmälle hiljaisista tiloista.

Epäviralliset kohtaamispaikat edistävät spontaaneja keskusteluja. Kahvipisteet, oleskelutilat ja rennommat työpisteet luovat mahdollisuuksia sattumalta syntyville kohtaamisille, jotka usein tuottavat hyviä ideoita ja vahvistavat yhteishenkeä.

Testaaminen ja prototypointi ovat tärkeitä. Ennen lopullisia ratkaisuja kannattaa kokeilla erilaisia tilavaihtoehtoja väliaikaisilla järjestelyillä. Näin näet, mikä toimii käytännössä ja mikä ei. Työntekijöiden palaute testausvaiheessa auttaa tekemään oikeita valintoja lopullisessa suunnitelmassa.

Haluatko kehittää työympäristöänne ihmislähtöisesti? Tutustu tilallisen palvelumuotoilun mahdollisuuksiin ja lue, miten yhteissuunnittelu parantaa lopputulosta.

Miten työntekijät otetaan mukaan tilojen kehittämiseen?

Työntekijöiden osallistaminen tilojen kehittämiseen on tärkeää, koska he tietävät parhaiten omat tarpeensa ja työnsä vaatimukset. Kun ihmiset pääsevät vaikuttamaan omaan työympäristöönsä, he sitoutuvat paremmin lopputulokseen ja ottavat uudet tilat omakseen. Osallistava suunnittelu tuottaa ratkaisuja, jotka todella palvelevat arkea, eivät vain näytä hyvältä paperilla.

Konkreettisia menetelmiä työntekijöiden mukaan ottamiseen:

• Havainnointi: Seuraa, miten ihmiset käyttävät nykyisiä tiloja. Missä he työskentelevät mieluiten? Mitkä tilat jäävät tyhjiksi? Havainnointi paljastaa todellisia käyttötapoja, jotka voivat poiketa oletuksista.
• Työpajat: Järjestä toiminnallisia työpajoja, joissa työntekijät ideoivat ja suunnittelevat yhdessä. Käytä visuaalisia työkaluja kuten karttoja, kuvia ja pienoismalleja.
• Yhteissuunnittelu: Ota edustava joukko työntekijöitä mukaan suunnitteluprosessiin alusta loppuun. He voivat kommentoida luonnoksia, testata ratkaisuja ja antaa palautetta.
• Prototyyppien testaus: Rakenna nopeita prototyyppejä erilaisista tilaratkaisuista ja anna ihmisten testata niitä aidossa käytössä. Kerää palautetta ja kehitä ratkaisuja eteenpäin.

Palautteen kerääminen on jatkuva prosessi. Kysy työntekijöiltä säännöllisesti, miten tilat palvelevat heidän tarpeitaan. Käytä sekä kyselyitä että keskusteluja. Havainnoi, miten tiloja todella käytetään, koska se kertoo enemmän kuin pelkkä kysyminen.

Varmista, että tilat vastaavat todellisiin käyttötarpeisiin tekemällä testauksia ennen lopullisia päätöksiä. Väliaikaiset järjestelyt ja pilotit paljastavat, mikä toimii arjessa. Älä luota pelkästään oletuksiin tai siihen, mitä muissa organisaatioissa on tehty. Jokainen työyhteisö on erilainen.

Kuinka mittaat työympäristön toimivuutta?

Työympäristön toimivuutta mitataan sekä kvalitatiivisilla että kvantitatiivisilla mittareilla. Työntekijätyytyväisyys kertoo, miten ihmiset kokevat tilat arjessaan. Tilojen käyttöaste näyttää, mitkä alueet ovat suosittuja ja mitkä jäävät tyhjiksi. Työn sujuvuus ja tuottavuus heijastavat sitä, tukevatko tilat todella työn tekemistä.

Käytännön mittareita työympäristön arviointiin:

• Työntekijäkysely: Kysy säännöllisesti, miten tilat palvelevat eri työtehtäviä. Onko sopivasti erilaisia tiloja? Löytyykö tarvittava tila helposti?
• Tilojen käyttöaste: Seuraa, mitkä tilat ovat käytössä ja milloin. Tämä auttaa tunnistamaan pullonkaulat ja alihyödynnetyt alueet.
• Havainnointi: Katso, miten ihmiset käyttävät tiloja. Muokkaavatko he tiloja omiin tarpeisiinsa? Se kertoo, että suunnitelma ei vastaa todellisuutta.
• Työn sujuvuus: Kysy, tukevatko tilat keskittymistä, yhteistyötä ja kohtaamisia. Aiheuttavatko tilat häiriöitä tai haasteita työntekoon?
• Poissaolot ja vaihtuvuus: Vaikka moni tekijä vaikuttaa näihin, huono työympäristö voi heijastua myös poissaoloihin ja henkilöstön vaihtuvuuteen.

Jatkuva kehittäminen on olennaista. Työympäristöä ei kehitetä kerran valmiiksi, vaan sitä muokataan jatkuvasti käyttökokemuksen perusteella. Kerää palautetta säännöllisesti ja tee pieniä muutoksia tarpeen mukaan. Joustavat tilaratkaisut mahdollistavat nopeat kokeilut ilman suuria investointeja.

Muokkaa tiloja rohkeasti, jos huomaat, että ne eivät toimi. Älä pidä kiinni alkuperäisestä suunnitelmasta, jos käyttäjät kertovat tai näyttävät, että jotain pitää muuttaa. Parhaat työympäristöt syntyvät iteratiivisesti, testaamalla ja oppimalla käytöstä.

Tilat vaikuttavat siihen, miten ihmiset kokevat työnsä ja miten hyvin he voivat tehdä sitä. Siksi työympäristön kehittäminen on jatkuva prosessi, joka vaatii kuuntelua, havainnointia ja halua kehittää asioita yhdessä käyttäjien kanssa.

Yhteistyössä parempiin työympäristöihin

Työympäristön muotoilu on kokonaisvaltainen prosessi, joka yhdistää ihmisten tarpeet, työn vaatimukset ja tilaratkaisut toimivaksi kokonaisuudeksi. Kun työntekijät osallistuvat suunnitteluun ja tiloja kehitetään jatkuvasti palautteen perusteella, tuloksena on ympäristö, joka todella tukee työn tekemistä ja viihtyvyyttä.

Meillä Palossa on kokemusta monenlaisista työympäristöprojekteista. Autamme organisaatioita kehittämään tiloja, jotka vastaavat muuttuviin työtapoihin ja työntekijöiden tarpeisiin. Lähestymme tilojen kehittämistä tilallisen palvelumuotoilun näkökulmasta, jossa ihmiset ja heidän tarpeensa ovat keskiössä.

Kiinnostaako tilojen kehittäminen?

Haluatko kuulla lisää siitä, miten voisimme auttaa teidän työympäristönne kehittämisessä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan yhdessä tilanteestanne. Voit myös tutustua kaikkiin palveluihimme ja nähdä, miten voimme tukea organisaatiosi kehittämistyötä laajemminkin.