Miksi strategia jää niin usein vain paperille?

Strategia jää paperille, koska se on laadittu liian kaukana arjesta. Kun johto muotoilee strategian suljetuissa kokouksissa ilman henkilöstön tai asiakkaiden näkemystä, syntyy dokumentti, joka ei resonoi kenenkään päivittäisen työn kanssa. Tuloksena on hienoja lauseita, jotka eivät ohjaa yhtään päätöstä.

Tähän on muutama tunnistettava syy:

• Strategia on liian abstrakti. Visiot ja missiot voivat olla inspiroivia, mutta jos ne eivät muutu konkreettisiksi toimenpiteiksi, kukaan ei tiedä, mitä pitäisi tehdä eri tavalla kuin ennen.
• Henkilöstö ei ole ollut mukana. Jos strategia tulee ylhäältä annettuna, se koetaan helposti ulkopuolisena vaatimuksena, ei omana suuntana.
• Jalkauttaminen on jätetty viestinnän varaan. Strategiaa ei voi “viestiä” toimintaan. Se vaatii yhteistä pohdintaa siitä, mitä strategia tarkoittaa juuri minun työssäni.
• Mittarit puuttuvat tai ovat epäselviä. Ilman selkeitä seurantapisteitä on vaikea tietää, edetäänkö oikeaan suuntaan.

Organisaation kehittäminen kärsii, kun strategia elää omaa elämäänsä erillään operatiivisesta toiminnasta. Hyvä strategia ei ole erillinen projekti, vaan se sulautuu osaksi tapaa tehdä työtä.

Miten strategia muutetaan konkreettisiksi tavoitteiksi?

Strategia muutetaan konkreettisiksi tavoitteiksi pilkkomalla se mitattaviin toimenpiteisiin, joilla on selkeä omistaja ja aikataulu. Jokainen strateginen teema tai painopistealue tarvitsee alleen kysymyksen: mitä me teemme eri tavalla ensi kuussa tai ensi vuosineljänneksellä tämän vuoksi?

Käytännössä tämä tarkoittaa muutamaa konkreettista askelta:

1. Purkaminen teemoihin. Strategiasta tunnistetaan 3-5 keskeistä painopistettä tai teemaa, jotka ohjaavat toimintaa.
2. Toimenpiteiden määrittely. Jokaiselle teemalle mietitään konkreettiset toimenpiteet: mitä tehdään, kuka tekee ja milloin.
3. Mittareiden asettaminen. Tavoitteille määritellään seurattavat mittarit, jotka kertovat edistymisestä. Mittarin ei tarvitse olla monimutkainen, tärkeintä on, että se on ymmärrettävä ja seurattava.
4. Kytkeminen arjen päätöksiin. Strategiset tavoitteet nostetaan esille säännöllisissä tiimi- ja johtoryhmäpalavereissa, jolloin ne pysyvät elävänä osana tekemistä.

Palvelumuotoilun menetelmät sopivat tähän vaiheeseen hyvin, koska ne auttavat tekemään abstrakteista tavoitteista visuaalisia ja yhteisesti ymmärrettyjä kokonaisuuksia. Palvelumuotoilun menetelmät tarjoavat käytännön työkaluja juuri tähän muutostyöhön.

Kuka vastaa strategian jalkauttamisesta organisaatiossa?

Strategian jalkauttamisesta vastaa koko organisaatio, mutta johto ja esimiehet kantavat siitä erityisen vastuun. Johto luo suunnan ja resurssit, esimiehet kääntävät strategian tiimitason toimenpiteiksi, ja jokainen työntekijä toteuttaa sitä omassa työssään. Vastuun hajauttaminen on tietoinen valinta, ei epäselvyys.

Käytännössä jalkauttaminen onnistuu parhaiten, kun vastuu on jaettu selkeästi:

• Johto viestii strategian suunnan, perustelee valinnat ja varmistaa, että resurssit kohdistuvat oikein.
• Keskijohto ja esimiehet ovat strategian jalkauttamisen kannalta kaikkein kriittisimmässä roolissa. He tulkitsevat strategian omalle tiimilleen ja luovat yhteyden ison kuvan ja päivittäisen työn välille.
• Tiimit ja yksilöt tuovat strategiaan eloa tunnistamalla, miten heidän oma työnsä tukee yhteisiä tavoitteita.

Ongelma syntyy usein siitä, että esimiehille ei anneta riittävästi tukea tähän tulkintarooliin. Strategia annetaan heille tiedoksi, mutta ei auteta heitä ymmärtämään, miten he voivat viedä sen oman tiiminsä arkeen. Tähän kannattaa panostaa jo strategiaprosessin aikana.

Miten osallistaminen auttaa strategian juurtumisessa?

Osallistaminen auttaa strategian juurtumisessa, koska ihmiset sitoutuvat huomattavasti paremmin sellaisiin päätöksiin, joiden tekemiseen he ovat itse osallistuneet. Kun henkilöstö on mukana strategian rakentamisessa, jalkauttaminen ei ole erillinen vaihe, vaan sitoutuminen syntyy jo prosessin aikana.

Osallistaminen tuo strategiaan myös käytännön viisautta, jota ei muuten saada esille:

• Henkilöstö tietää, mitkä nykyiset käytännöt toimivat ja mitkä eivät.
• Asiakkaat tuovat näkyväksi tarpeet, joita organisaatio ei itse tunnista.
• Eri yksiköiden väliset yhteydet ja ristiriidat nousevat esille ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi.

Osallistavissa työpajoissa strategiaa ei vain esitellä, vaan sitä työstetään yhdessä. Tämä muuttaa ihmisten suhdetta strategiaan: se ei ole enää jotain, mitä johto on päättänyt, vaan jotain, johon minäkin olen vaikuttanut. Vaikuttamisen kokemus on monesti voimaannuttava, ja se näkyy suoraan arjen toiminnassa.

Osallistava strategiatyö ei tarkoita, että kaikki päättävät kaikesta. Se tarkoittaa, että oikeat ihmiset ovat mukana oikeissa vaiheissa, ja että heidän näkemyksensä oikeasti vaikuttavat lopputulokseen. Palvelumme kattavat juuri tämänkaltaisen osallistavan strategiatyön suunnittelun ja toteutuksen.

Milloin strategia kannattaa tarkistaa ja päivittää?

Strategia kannattaa tarkistaa vähintään kerran vuodessa, mutta myös aina, kun toimintaympäristössä tapahtuu merkittävä muutos. Strategia ei ole ikuinen dokumentti, vaan elävä suunnitelma, jota pitää peilata säännöllisesti siihen, mitä ympärillä ja organisaatiossa tapahtuu.

Tarkistuksen voi laukaista myös jokin seuraavista:

• Asiakkaiden tarpeet tai odotukset muuttuvat selvästi.
• Toimiala tai kilpailutilanne muuttuu nopeasti.
• Organisaatiossa tapahtuu suuri rakenteellinen muutos, kuten fuusio tai johdon vaihdos.
• Mittarit osoittavat, että strategiset tavoitteet eivät etene odotetusti.
• Henkilöstöltä tai asiakkailta nousee toistuvasti samoja huolenaiheita, jotka eivät sovi nykyiseen strategiaan.

Strategian päivittäminen ei tarkoita, että aiempi työ on mennyt hukkaan. Se tarkoittaa, että organisaatio oppii ja sopeutuu. Parhaimmillaan strategian tarkistus on säännöllinen, kevyt prosessi, ei raskas projekti. Kun osallistava ote on jo tuttu, päivittäminen sujuu nopeammin ja sitouttaa jälleen koko organisaation uuteen suuntaan.

Strategian arjessa näkyminen ei synny itsestään, mutta se ei ole mahdotontakaan. Se vaatii selkeyttä, osallistamista ja säännöllistä tarkastelua, kolmea asiaa, joihin jokainen organisaatio pystyy.

Kiinnostaako palveluiden kehittäminen?

Strategia, joka oikeasti näkyy arjessa, rakennetaan yhdessä niiden ihmisten kanssa, jotka toteuttavat sitä päivittäin. Me Palvelumuotoilu Palossa autamme organisaatioita rakentamaan strategioita osallistavasti, palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen, niin että sitoutuminen syntyy jo prosessin aikana. Jos haluat jutella siitä, miten voisimme tukea teidän strategiatyötänne, ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä sopiva lähestymistapa.