Ideointi osana palvelumuotoiluprosessia

Julkaistu 28.8.2023 Ajattelumalli, Menetelmät, Prosessi, Toteutus ja vinkit

Ideointi on olennainen osa palvelumuotoiluprosessia. Palvelumuotoilun tavoitteena on luoda uusia tai parannettuja palveluratkaisuja ja ideointivaiheessa tähän tavoitteeseen vastataan tuottamalla runsaasti erilaisia vaihtoehtoja, joista valitaan parhaat päältä. Ideointi on erittäin otollinen vaihe osallistamiselle – kun ideointiin osallistetaan eri sidosryhmiä, saadaan runsaasti erilaisia näkemyksiä ratkaisuista. Ihmiset myös sitoutuvat ratkaisuihin paremmin ollessaan itse mukana luomassa niitä.

Ideointia on osa arki- ja työpäiviämme

Ideointi on osa arkipäiväistä elämäämme. Ideoimme päivittäin ratkaisuja jopa pieniinkin kysymyksiin – mitä tehtäisiin ruuaksi, minne mentäisiin viettämään vapaa-aikaa, mitä pukisin tänään päälleni, miten saisin koululaisen tekemään läksynsä ajoissa jne.

Parhaat ideat saattavatkin syntyä hyvin yllättävissä paikoissa – auton ratissa, suihkussa, kävelylenkillä, nurmikkoa leikatessa – tai juuri kun on nukahtamaisillaan. Alitajuntamme on saattanut jäädä taka-alalle ratkomaan ongelmaa ja odottamatta ratkaisu pulpahtaa tiedostettuun ajatteluumme.

Työpaikalla ideointi voi olla ad-hoc -tyyyppistä tai suunniteltua. Saatamme kysyä palaverissa: ”Onko hyviä ideoita, miten ratkaisemme tämän ongelman?”. Käynnistämme ideointia lennosta. Usein järjestetään myös tilaisuuksia – palavereita tai työpajoja – joiden päätarkoituksena on ideoida ratkaisuja yhteiseen teemaan tai ongelmaan. Tällöin tiedämme jo etukäteen, että tilaisuuden tarkoitus on tuottaa uusia ajatuksia yhdessä tuumin.

Ideointitilaisuus on myös osallistamisen väline. Haluamme kaikki mukaan ideoimaan ratkaisuja, ja kertomaan ajatuksensa aiheeseen liittyen. Näin ratkaisut eivät ole vain yksittäisen ihmisen tai pienen ryhmän tuottamia, vaan niihin on tuotu runsaasti erilaisia näkökulmia osallistamalla laajasti ihmisiä erilaisista työtehtävistä.

Työpajat ovat työelämässä suosittuja ideointitilaisuuksia

Ideoinnin rooli palvelumuotoilussa

Palvelumuotoilussa ideoinnilla on tärkeä rooli. Palvelumuotoilun avulla tähdätään muutokseen – tulevaisuuden uusiin tai parannettuihin ratkaisuihin. Muotoilulla tarkoitetaan sanan monimerkityksellisyydessä myös olemassa olevan tilanteen muokkaamista ja muuttamista.

Toisin kuin monesti arjessa tai normaalissa työelämässä, palvelumuotoilussa lähestytään ideointia pohjatyön kautta. Palvelumuotoiluprosessin tärkeänä tavoitteena on varmistaa, että kun ideoimme ratkaisuja, pohjalla on kattava ymmärrys siitä, mikä on oikea ratkaistava kysymys. Siksi ideointivaihetta edeltää asiakasymmärryksen keräämisen ja kiteyttämisen vaihe. Ideointi ei siis perustu jokaisen osallistujan omaan olettamaan siitä, mikä on ongelma, vaan yhteisesti muodostettuun, tiedolla perusteltuun ongelmanmäärittelyyn.

Myös ideointitilaisuuksien suunnittelu on tärkeää. Palvelumuotoilija haluaa järjestää selkästi strukturoituja tilaisuuksia, joissa ideat ja ajatukset eivät poukkoile vallattomasti jättäen lopuksi osallistujat hämmennyksen valtaan. Tämä tarkoittaa sitä, että ideointitilaisuuksilla on selkeä vaiheistus ja tarkkaan valitut menetelmät, jotka tukevat kunkin vaiheen onnistumista.

Ideoinnissa halutaan huomioida ihmisten erilaisuus ideoijina. Jotkut innostuvat puhumalla ja saavat polttoainetta ideointiinsa toisten kommenteista. Toiset taas tarvitsevat omaa rauhaa ja hiljaisuutta, jotta voivat miettiä ja pohtia annettua kysymystä. Siksi ideointityöpajoissa usein yhdistellään yksilö- ja ryhmätyöskentelyä.

Ideoinnin säännöt – mihin niitä tarvitaan

Ideointi on luovaa ajattelua, jossa erilaisten ajatusten ja näkökulmien esille tuonti on suotavaa ja tarkoituksen mukaista. Miksi usein kuitenkin tuomme sääntöjä ideointiin? Eivätkö säännöt nimenomaan tapa luovuutta? Sääntöjen tarkoitus ideoinnissa on nimenomaan varmistaa, että ruokimme luovuutta parhaalla mahdollisella tavalla.

Usein ad-hoc ideointitilanteessa (esim. palaverissa) tapahtuu sekä luovaa ja rationaalista ajattelua samanaikaisesti. Rationaalinen ajattelu, eli tässä tapauksessa ideoiden arviointi, voi tyrehdyttää ideointia ja nostaa kynnystä tuoda esille uudenlaisia ajatuksia niiden torppaamisen pelossa. Jotta osallistujat pääsevät hetkeksi pois tästä luovuutta estävästä arviointimoodista, on hyvä kerrata säännöt ennen ideoinnin aloittamista.

Ideoinnin säännöissä korostetaan sallivan ilmapiirin luontia. Sen sijaan, että arvioitaisiin tai arvosteltaisiin muiden ideoita, kannustetaan jokaista esittämään mitä tahansa ajatuksia ja rakennetaan ideoita niiden arvostelun sijaan. Ideoinnin säännöissä voidaan jopa kannustaa rohkeiden ja mahdottomiltakin kuulostavien ideoiden ja ajatusten esilletuontiin.

Ideointivaiheen alussa on tärkeää, että tuotetaan määrällisesti runsaasti erilaisia ideoita ja ajatuksia. Mitä enemmän ideoita on tuotettu, sitä paremmat mahdollisuudet on löytää todella hyviä ja uudenlaisia ajatuksia. Ihmiset usein tuottavat aluksi ratkaisuja, jotka ovat tuttuja ja turvallisia. Kun heitä kehotetaan jatkamaan ideointia, alkavat uudet ajatukset syntyä. ”Määrä ennen laatua” on hyvin tyypillinen ideointisääntö.

Ideointi on osa palvelumuotoilun kokonaisprosessia

Ideointitilaisuuden suositeltu rakenne

Ideointitilaisuuden rakenne noudattelee usein seuraavaa vaiheistusta:

Aloitus: Tilaisuuden tarkoitus ja tavoitteet, tutustuminen osallistujiin, ideoinnin säännöt ja lämmittelytehtävä
Selkeä ideoinnin aiheen rajaus
Ideoiden tuottaminen
Ideoiden ryhmittely
Ideoiden arviointi ja valinta
Parhaiden ideoiden konkretisointi ja kuvaaminen
Yhteenveto ja seuraavat toimenpiteet

Lämmittelyyn kannattaa panostaa

Ideointi vaatii avoimuutta, heittäytymistä ja sosiaalisten normien purkua. Osallistujat on saatava oikeanlaiseen, idearikkautta tukevaan tunnelmaan. Tämän takia on tärkeää, että työpajan alussa ihmiset saavat rauhassa tutustua toisiinsa. Lisäksi oikeanlaista tunnelmaa viritellään lämmittelytehtävällä ja ideoinnin sääntöjen läpikäynnillä. Lämmittelyyn kannattaa valita sellainen tehtävä, joka rentouttaa ihmisiä, saa heidät jopa nauramaan. Naurun pyrskähtelyt saavat aikaan leikkisän ja avoimen ilmapiirin, joka taas puolestaan luo tunnelman, että on ihan ok tuoda esille jopa hassuiltakin kuulostavia ideoita.

Aiheen rajauksella vältetään ajatusten poukkoilun sinne tänne

Ideoinnissa on tärkeää keskittyä selkeästi rajattuun ja hyvin pohjustettuun aiheeseen. Ilman tätä, osallistujat voivat ideoida ratkaisuja täysin eri asioihin tai keskustelu voi karata ns. väärille raiteille. Asiakasymmärrysvaiheen lopputulosten läpikäynti muodostaa yleensä hyvän pohjan ideoinnille. Ideointia voidaan pohjustaa luomalla asiakasymmärryksen pohjalta Kuinka me voisimme -kysymyksiä. Kysymykset ovat hyviä ideoinnin virittelijöitä.

Ideointitekniikat auttavat ideoiden tuottamisessa

Varsinaisten ideoiden tuottamisen vaiheessa voidaan käyttää erilaisia ideointitekniikoita. Ideointitekniikat voivat pohjautua esim. aikataulupaineeseen, yllättävien elementtien ottamiseen ideoinnin pohjaksi, liikkumiseen, yksilötyöskentelyyn, yms. Joskus ideointi voi sujua paremmin, jos ihmiset liikkuvat. Esimerkiksi ideointikävely on suosittu ideointitapa. Yllättävät elementit pakottavat ihmiset pois tutuilta ja turvallisilta vesiltä ajattelussaan – jos on pakko yhdistää esimerkiksi hiekkalaatikko ja tekoäly, niin ratkaisut voivat olla hyvinkin luovia. Hiljaisen ja äänekkään työskentelyn vaihtelu antaa erilaisista asioista syttyville mahdollisuuden loistaa. Palvelumuotoilussa ja yhteiskehittämisessä suositaan myös ristiinpölyttämistä. Tämä tarkoittaa joko hyvin erilaisten teemojen yhdistämistä tai ideoiden kierrättämistä ja jalostamista eri ihmisten välillä. Usein tällä tavalla jatkokehitetyistä ideoista tulee yhteisiä ja ihmisten luontainen tapa kiinnittyä ja rakastua omiin ideoihin vähenee.

Ideat kannattaa jäsennellä ja kuvata heti tuoreeltaan

Ideoiden ryhmittely on yleensä osallistujille mieleinen vaihe, jossa voidaan käydä läpi aiemmassa vaiheessa tuotettuja ideoita ja jatkaa ideointia yhdessä luomalla ideakokonaisuuksia. Useampaa ideaa voi yhdistää jokin täysin uusi konsepti. Tämä valmistelee myös osallistujia valintojen tekemiseen. Jos ideoiden määrällisyyteen puskeva työskentely on onnistunut, usein osallistujilla voi olla käsissään kymmenittäin, jopa satakin ideaa. On järkevää yhdistellä ideoita ja luoda suurempia kokonaisuuksia, jotta pystytään tekemään valintoja siitä, mitä kannattaa lähteä jatkotyöstämään.

Parhaiden ideakokonaisuuksien valintaa voidaan tehdä monella eri tavalla, mutta suosituin ja nopein tapa on äänestää parhaita ideoita. Jos ideointityöpajassa riittää aika, parhaaksi arvioituja tai äänestettyjä ideakokonaisuuksia voidaan konkretisoida kuvauksin. Yksi vaaranpaikka ideoinnissa on, että idealappusisissa olevat tekstit jäävät hyvin ylätasolle ja niiden alkuperäinenkin tuottajakin saattaa nopeasti unohtaa, mitä idealapulle tuotetuilla sanoilla tarkoitettiin. Siksi ajatusten avaaminen kuvauksilla on suositeltavaa tehdä mahdollisimman pian ideoiden tuottamisen jälkeen.

Muista tehdä yhteenveto ja sopia miten työstämistä jatketaan

Ideoiden kuvaukset toimivat hyvänä konkreettisena välineenä ideointitilaisuuden yhteenvedolle ja loppukeskustelulle. Lopussa käydään yhdessä läpi mitä ideoinnissa saatiin aikaan, millaiset tunnelmat osallistujilla on ideoinnin jälkeen ja mitä tapahtuu ideointityöpajan jälkeen.

Ideointi on parhaimmillaan rajatonta luovuutta ja leikkisyyttä

Ideointi on eittämättä yksi parhaista vaiheista koko palvelumuotoiluprosessissa. Usein palvelumuotoilijat tekevät ideointilaisuuksista hauskoja tapahtumia, joissa ei istuta otsa rypyssä. Ideointia tuetaan luovilla menetelmillä ja leikkisyydellä.

Jos on mahdollista olla pois tietokoneilta, ideoinnissa voidaan antaa tilaisuus liikkumiselle ja käsin työskentelylle – kirjoitteluille, piirusteluille ja askarteluille – jotka tuovat vaihtelua ja virkistävät varsinkin niitä, joiden työ on pääosin näyttöpäätteellä istumista.

Erilaisilla menetelmillä voidaan myös ehkäistä monia ryhmädynamiikan haasteita kuten dominoivia osallistujia, omiin ideoihin rakastujia ja päästää hiljaisetkin tasapuolisesti ääneen.

Hyvin suunniteltu ja toteutettu ideointivaihe mahdollistaa uusien ratkaisujen löytämisen, tuo erilaiset näkökulmat esille, parantaa ryhmän yhteistyötä ja osallisuuden tunnetta.