Koulujen IT-palveluiden yhteiskehittäminen – Oulun Digi

Lähtökohta

Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalvelut ja Oulun Tietotekniikka halusivat kehittää opetuksen IT-palveluita vastaamaan nykyistä paremmin peruskoulujen ja lukioiden opettajien tarpeita.

Kehittämistyössä keskityttiin kahteen palvelukokonaisuuteen: opetustilojen AV-laitteisiin sekä Office 365 -oppimisympäristön käyttöön. Tavoitteena oli ymmärtää opettajien arjessa kohtaamia ongelmia, tunnistaa eri kouluasteiden ja oppiaineiden erilaisia tarpeita sekä kehittää yhdessä ratkaisuja, jotka tukisivat sujuvaa opetustyötä.

Työn eteneminen

Aloitimme työn suunnittelemalla opettajille kaksiosaisen muotoiluluotaimen, jonka avulla kerättiin tietoa heidän arjestaan, palvelukokemuksistaan ja IT-palveluihin liittyvistä tarpeistaan. Luotain sisälsi sähköisen kyselyn ja paperisen tehtävämonisteen, jota opettajat pitivät työpöydällään viikon ajan.

Opettajat kirjasivat luotaimeen kokemuksiaan AV-laitteiden käytöstä, ongelmatilanteista, IT-tuesta, Office 365 -sovelluksista sekä hyvistä ja huonoista palvelukokemuksista. Luotaimella kerättyä aineistoa analysoitiin ja hyödynnettiin työpajojen suunnittelussa. Tuloksista koottiin myös väliraportti tilaajalle.

Luotaintyöskentelyyn osallistui 13 opettajaa Kaakkurin koulusta ja Oulun Suomalaisen Yhteiskoulun lukiosta. Koulujen valinnalla saatiin kehittämiseen mukaan sekä peruskoulun että lukion näkökulma ja eri oppiaineiden opettajia.

Järjestimme opettajille, Oulun Tietotekniikan asiantuntijoille ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden edustajille yhteensä neljä puolen päivän työpajaa. Molemmissa kouluissa järjestettiin oma työpaja AV-laitteiden ja niiden tukipalveluiden kehittämisestä sekä oma työpaja Office 365 -ympäristön käytöstä.

Työpajoissa käytiin läpi tutkimuksen havaintoja, jäsennettiin ongelmia ja niiden taustasyitä sekä ideoitiin opettajien arkeen sopivia ratkaisuja. Työskentelyssä palveluiden käyttäjät ja niiden tuottajat tarkastelivat haasteita yhdessä, mikä auttoi muodostamaan yhteisen näkemyksen kehittämistarpeista.

Lopputulokset

Projektin tuloksena syntyi laaja yhteenvetoraportti, johon koottiin opettajien kokemukset, keskeiset palveluongelmat, työpajoissa syntyneet ratkaisuideat sekä suositukset opetuksen IT-palveluiden jatkokehittämiseen.

Työssä tunnistettiin neljä keskeistä kehittämissuuntaa:

• Laitteiden ja sovellusten nykyaikaistaminen. Teknologian tulisi tukea opetusta eikä rajoittaa sitä. Laitteiden tulisi olla laadukkaita, yhdenmukaisia, yhteensopivia ja helposti käytettäviä.
• Erilaisiin tarpeisiin vastaaminen. Peruskoulun ja lukion sekä eri oppiaineiden opettajilla oli erilaisia tarpeita. Tuen, koulutusten ja sovellussuositusten tulisi siksi olla nykyistä kohdennetumpia.
• Koulujen osallistaminen kehittämiseen. Opettajien ja oppilaiden käytännön asiantuntemusta tulisi hyödyntää laitehankinnoissa, palveluiden suunnittelussa sekä laitteiden ja sovellusten testauksessa.
• Selkeämpi IT-tuen toimintamalli. Opettajille tulisi olla selvää, mistä ja keneltä apua saa eri ongelmatilanteissa. Selkeät vastuut, ohjeet ja yhteydenottokanavat vahvistavat luottamusta palveluihin.

Raportissa kuvattiin myös, millaista arvoa toimivat IT-palvelut tuottavat opetustyölle. Kun laitteet, sovellukset ja tukipalvelut toimivat, opettaja pystyy keskittymään ydintyöhönsä, teknisistä ongelmista aiheutuva turhautuminen vähenee ja aikaa vapautuu opetuksen suunnitteluun ja oppilaiden tukemiseen. Toimiva teknologia voi parantaa opetuksen laatua, tukea luovuutta ja helpottaa opettajien välistä yhteistyötä.

Yhteiskehittäminen vahvisti myös opettajien ja Oulun Tietotekniikan välistä yhteistyötä. Työpajoissa opettajat kokivat tulleensa kuulluiksi ja huomasivat voivansa vaikuttaa palveluihin. Samalla IT-palveluiden asiantuntijat saivat kasvot, mikä vähensi palveluihin liittynyttä etäisyyden ja epäluottamuksen tunnetta.

Oulun Digi hyödynsi Palon tuottamaa loppuraporttia myöhemmissä kehityshankkeissaan. Raportti tarjosi käyttäjätietoon perustuvan pohjan palvelukonseptien, tukimallien ja opetuksessa käytettävien digitaalisten ratkaisujen jatkokehittämiselle.

Projektin tiedot

Projektin tilaajina toimivat Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalvelut sekä silloinen Oulun Tietotekniikka, myöhemmin Oulun Digi. Oulun Digi vastaa Oulun kaupungin digitalisointiohjelmasta ja sen toteuttamisesta sekä ICT-palveluiden järjestämisestä Oulun kaupungissa. Oulun Digin asiakkaita ovat Oulun kaupungin hallintokunnat sekä tytäryhteisöt.

Yhteistyön toteutus: 2017

“Palon osaaminen on aivan huippuluokkaa. Palo onnistui lunastamaan lupaukset jo ensimmäisessä tapaamisessa. Loppuraporttiin, jota olemme hyödyntäneet kehityshankkeissa, onnistuttiin tuomaan juuri sellainen näkemys kuin toivottiinkin. Kaikkiaan erinomaista työtä.”

— Heikki Mikkonen, kehityspäällikkö, Oulun Digi