Opetushallitus: Prosessin kehittäminen muotoilusprintin avulla

Julkaistu 31.8.2019 Palveluiden ja liiketoiminnan kehittämisprojektit, Työpajat ja sprintit, Opetusala

Lähtökohta

Tavoitteena oli kehittää Opetushallituksen valtionavustusprosessia, jonka kautta Opetushallitus rahoittaa koulutustoimialalla tapahtuvaa kehittämistä 100-200 miljoonalla eurolla vuosittain. Prosessissa työskentelee kymmeniä Opetushallituksen työntekijöitä ja prosessissa on mukana jopa tuhansia asiakkaita avustusten hakijoina ja saajina.

Design sprintillä haluttiin vastata erityisesti seuraaviin kysymyksiin:

Miten voisimme lisätä prosessin asiakaslähtöisyyttä?
Miten voisimme lisätä prosessin läpinäkyvyyttä?
Miten voisimme kehittää ja toteuttaa johdonmukaisemmin Opetushallituksen ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta läpi koko prosessin?

Työn eteneminen

Varsinaisia muotoilusprinttipäiviä edelsi huolellinen suunnittelu, joka tehtiin yhteistyössä Opetushallituksen valtionavustusprosessin kehittämisestä vastaavien työntekijöiden kanssa. Päiviä varten tehtiin yksityiskohtainen suunnitelma, jonka pohjaksi valittiin Design sprint 2.0. Kyseinen versio tiivistää sprinttirupeaman neljään päivään viiden sijasta.

Ennen sprinttiä mallinnettiin prosessia kuvaava palvelupolku, jonka avulla saatiin kiteytettyä asiakkaiden ongelmia ja haasteita. Myös tämä toimi hyvänä pohjana sprinttityöskentelylle.

Opetushallituksen muotoilusprintti järjestettiin kesäkuun alussa 2019. Se piti sisällään seuraavat vaiheet:

Haasteen määrittely ja ratkaisujen kehittäminen
Ratkaisujen jäsentely ja jatkokehittäminen
Valittua ratkaisua kuvaavan prototyypin suunnittelu ja toteuttaminen
Käyttäjätestausten suunnittelu ja toteuttaminen
Loppukeskustelu ja yhteenveto

Palo vastasi muotoilusprintin suunnittelusta ja vetämisestä. Palon asiantuntija vastasi myös prototyypin rakentamisesta ja käyttäjätestauksien vetämisestä. Kaikki toteutettiin saumattomassa yhteistyössä Opetushallituksen asiantuntijoiden kanssa ja heidän tuellaan.

Lopputulokset

Muotoilusprintti toimi hyvin ja vastasi asetettuihin tavoitteisiin. Kehittämisehdotus esiteltiin Opetushallituksen ylimmälle johdolle ja prosessissa työskenteleville asiantuntijoille Palon rakentaman prototyypin avulla.

“Palon johtama muotoilusprintti toimi erinomaisena välineenä valtionavustusprosessin kehittämiseksi ja se vastasi juuri niihin ongelmiin, joihin lähdimme hakemaan ratkaisuehdotuksia.

Muotoilusprintin opit ja sen aikana kehitetyt konkreettiset ratkaisuehdotukset ovat johtaneet välittömästi prosessin uudistamisen vauhdittamiseen.

Palon ja Opetushallituksen välinen vuorovaikutus on ollut koko yhteistyön ajan erittäin laadukasta, ammattimaista ja ratkaisukeskeistä.”

— Matti Ranta, ohjelmavastaava, Opetushallitus

Projektin tiedot

Opetushallitus on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen virasto, joka vastaa varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen, aamu- ja iltapäivätoiminnan, lukiokoulutuksen, ammatillisen peruskoulutuksen, aikuiskoulutuksen, vapaan sivistystyön ja taiteen perusopetuksen kehittämisestä.

Yhteistyön toteutus: 04/2019 – 06/2019