Lähtökohta

Palo valittiin tukemaan Oulun seudun työllisyysalueen valmistelua TE24-uudistukseen. Palvelumuotoiluprojektin tavoitteena oli kehittää ja muotoilla digitaalinen palvelu, joka helpottaa asiakkaiden palvelutarpeen kartoittamista ja ohjausta oikeisiin palveluihin sekä tukee asiakkaiden omatoimisuutta. Projektista haluttiin tehdä aidosti osallistava ja ottaa henkilöstö vahvasti mukaan kehittämiseen.

Työ ajoittui pääosin syksyyn 2024, jolloin työllisyyspalveluissa elettiin TE24-uudistuksen loppukiriä. Projektissa työskenneltiin tiiviisti yhdessä BusinessOulun työllisyyspalveluiden ja Briljanttien Maria Karppisen kanssa.

Työn eteneminen

Projektin alussa määriteltiin BusinessOulun työllisyyspalveluiden johdon kanssa uuden palvelukonseptin visio, tavoitteet ja tarpeet. Henkilöstön näkemyksiä kartoitettiin aluksi ryhmähaastatteluiden avulla. Näissä haastatteluissa tutustuttiin yhdessä kiinnostaviin esimerkkeihin muista palveluista. Tämän lisäksi hyödynnettiin aiemmissa kehittämisprojekteissa kerättyä arvokasta taustatietoa.

Kehittämistä jatkettiin järjestämällä henkilöstölle kaksi työpajaa, joissa pureuduttiin palvelutarpeen kartoittamisen prosesseihin sekä siihen, millaisia reunaehtoja digitaaliselle sovellukselle tulee asettaa. Alkukartoitusten pohjalta laadittiin Tarvekuvaus-dokumentti, joka katselmoitiin projektin ohjausryhmän kanssa.

Koska projekti kulki ison muutoksen rinnalla, etenemistä mukautettiin työllisyysalueen tilannetta ja tarpeita kuunnellen. Aikataulut elivät, mutta aina yhteistyössä ja työllisyyspalveluiden muiden muutossuunnitelmien kanssa.

Projektissa otettiin aimo loikka eteenpäin kahden muotoilusprintin avulla. Sprinttien aikana ideoitiin ja kuvattiin digipalvelun konseptit – sekä työnhakija- että työnantaja-asiakkaiden näkökulmasta – yhdessä henkilöstön kanssa. Syntyneistä ideoista rakennettiin kaksi prototyyppiä, joita testattiin niiden oikeilla asiakkailla. Näiden työvaiheiden avulla palvelukonsepti alkoi hahmottua kirkkaaksi kokonaisuudeksi. Ennen viimeistelyvaihetta konseptikuvaukset käytiin vielä läpi ohjausryhmän kanssa varmistaen niiden olevan linjassa yleisten tavoitteiden kanssa.

Viimeisessä projektin vaiheessa konseptin kuvaus kiteytettiin videoiksi ja se vietiin koko henkilöstön kommentoitavaksi. Työllisyysalueen työntekijät tutustuivat konseptiin videoiden avulla ja vastasivat samalla konseptia koskevaan kyselyyn. Verkkokyselyn avulla kerättiin arvokkaita näkemyksiä digitaalisen sovelluksen käytöstä ja tarkemmista sisällöistä, minkä jälkeen konseptia viimeisteltiin palautteiden perusteella.

Lopputulokset

Projektin lopputuloksena syntyi digitaalisen palvelun konsepti ja sitä kuvaava kattava dokumentaatio. Konsepti tarjoaa työkaluja sujuvaan palvelutarpeen kartoittamiseen ja asiakasohjaukseen – sekä henkilöstön että asiakkaiden tarpeet huomioiden.

Konseptikuvaukseen koottiin yhteen kaikki kehittämistyön aikana syntynyt tieto; mm. käyttäjäryhmien tarpeet, sovelluksen eri osat ja näkymät sekä priorisoidut toiminnallisuudet ja vaatimukset. Näiden kuvausten pohjalta työllisyysalue voi lähteä viemään sovellusta eteenpäin ja hakemaan kumppania digipalvelun toteutusprojektille.

”Palolaiset osasivat luotsata kehittämistä vankasti kohti tavoitteita sekä tarvittaessa hidastaa ja vaihtaa suuntaa. Vaikka olimme uuden ja haastavan äärellä, uskalsimme luottaa prosessiin. Myös visuaalinen osaaminen nousi projektissa suureen arvoon. Kiitos!”

– Piia Holappa, projektipäällikkö, TE2024, BusinessOulun työllisyyspalvelut

Projektin tiedot

BusinessOulun työllisyyspalvelut on osa Oulun seudun työllisyysaluetta, joka aloitti toimintansa vuoden 2025 alusta. Oulu toimii työllisyysalueen vastuukuntana. Projektin tavoitteena oli tukea TE24-uudistusta ja työllisyyspalveluiden siirtymistä kuntien vastuulle keskittyen konseptoimaan uutta palvelua työllisyysalueen käyttöön.

Kesto: 8/2024 – 1/2025

Palon pohdintaa

Projekti oli iso ponnistus, jossa asiakkaiden ja henkilöstön tarpeita vastaavaa digipalvelun konseptia lähdettiin rakentamaan lähes tyhjästä. Se vaati ketterää yhteistyötä, paljon taustatyötä ja keskustelua monen eri tahon kanssa. Muiden sovellusten ja ratkaisujen kehittymistä seurattiin tiiviisti kehitystyön rinnalla.

Vaikka työskentelimme haastavan muutosvaiheen keskellä, harkittu eteneminen kohti visiota kannatti. Havaitsimme, että matkan aikana henkilöstön suhtautuminen digipalveluun muuttui selkeästi avoimemmaksi ja positiivisemmaksi. Työllisyysalueen työntekijät antoivat merkittävän panoksen jokaiseen projektin vaiheeseen. He muovasivat ideoillaan ja palautteillaan konseptia omiin arjen tarpeisiinsa sopivaksi, unohtamatta asiakkaidensa tarpeita.

Palvelumuotoilijoina suunnittelimme etenemisen, fasilitoimme yhteisiä tilaisuuksia, kokosimme ja analysoimme aineistoa, tuotimme kuvauksia, joilla konsepti heräsi henkiin, ja osallistimme loppuasiakkaita mukaan kehittämiseen. Projektin yhteiskehittämisen meininki ja kokonaisvaltaisuus ilahduttivat meitä. Koimme yhteistyömme työllisyyspalveluiden johdon ja muutosprojektin vetäjien kanssa saumattomaksi ja eteenpäin luotsaavaksi.

Olemme tukeneet keskustelua kansallisella tasolla projektin päättymisen jälkeenkin.