Palon 8 vinkkiä palvelumuotoiluprojekteille

Vinkki 1: Varmista, että ymmärrys palvelumuotoilusta on samanlainen

Kaikki lähtee liikenteeseen palvelumuotoilun ymmärryksestä. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää varmistaa, että palvelumuotoilua tilaavalla organisaatiolla ja palvelumuotoilua tekevällä taholla on sama käsitys palvelumuotoilusta. Mitä se käytännössä on ja mihin sillä pyritään?

Vinkki 2: Valitse sopivimmat henkilöt projektiin

Projektissa mukana olevat ihmiset ovat luonnollisesti keskeisessä roolissa onnistumisessa. Kannustamme siihen, että projektiin valitaan sopivimmat henkilöt – niin palvelumuotoilijat kuin tilaajankin edustajat – nimenomaan projektin kehittämisen kohteen kannalta. Projektiin on hyvä saada mukaan erilaisia näkemyksiä omaavia ihmisiä, jotta varmistetaan, että kehittämisen kohdetta tarkastellaan monialaisesti. Tilaajan olisi myös muistettava varmistaa, että organisaation edustajat ovat mukana omasta tahdostaan, hyvällä motivaatiolla varustettuja ja kehitysmyönteisiä.

Vinkki 3: Varmista tilaajan ajankäyttö

Yksi onnistumisen kannalta tärkeimmistä asioista on tilaajan edustajien ajankäyttö. Onkin syytä varmistaa, että projektiin mukaan lähtevillä on varmasti tarpeeksi aikaa käytettäväksi projektiin ja sen vaatimiin mahdollisiin toimenpiteisiin, jotta haluttuun lopputulokseen päästään. Tieto käytettävästä ajasta on tärkeää palvelumuotoilijoille, koska se auttaa suunnittelemaan projektin paremmin.

Vinkki 4: Kirkasta lopputulokset ja -tuotokset 

Onnistumisen kannalta on kriittistä kirkastaa haluttu lopputulos ja -tuotokset, jotta sekä palvelumuotoilijoilla että tilaajaorganisaatiolla on niistä sama näkemys. Olemme havainneet hyödylliseksi kysellä asiakkailtamme konkreettisen lopputuloksen lisäksi mm. mihin tuotoksia halutaan käyttää ja kuinka niitä halutaan käyttää varsinkin projektin jälkeen. Näistä olemme saaneet hyviä suuntaviivoja, joita pidämme mielessämme projektin kuluessa.

Vinkki 5: Pidä ydinjoukko sopivan pienenä

Kokemuksiemme mukaan projektiryhmän ydinjoukko kannattaa pitää sopivan pienenä, jotta sisäinen viestintä on sujuvaa ja nopeaa. Näin myös tärkeiden päätösten tekeminen onnistuu helposti. Ketterä ja välitön tiedonkulku koko projektin aikana varmistaa, että kaikki projektissa mukana olevat ovat kärryillä siitä, mitä on tulossa ja milloin.

Vinkki 6: Hyödynnä jo tehtyjä tutkimuksia 

Olemassa olevien tutkimusten ja taustatietojen hyödyntäminen on kustannustehokas ja nopea tapa käynnistää yhteistyö käytännössä. Palvelumuotoilutyön tilaajalta kannattaakin pyytää kaikki mahdollinen taustamateriaali (esim. tehdyt asiakastutkimukset ja kerätyt palautteet sekä muut oleelliset materiaalit) tutustuttavaksi. Näin selvitetään millaista tutkimusta on jo tehty, säästetään aikaa ja vaivaa, eikä tehdä tuplatyötä. Itse asiassa valveutunut tilaaja voi laittaa näitä tietoja jo tarjouspyynnön yhteyteen. Kunhan taustamateriaalit on analysoitu, palvelumuotoilijat voivat vielä tarvittaessa toteuttaa pienimuotoisen tutkimuksen, jonka avulla vahvistetaan materiaalien oikeellisuus.

Vinkki 7: Hyödynnä asiakaskuvauksia systemaattisesti

Palvelumuotoilu lähtee totta kai aina asiakkaista, mutta kehittämistyön tuiverruksessa asiakkaan näkökulma voi joskus tupata unohtumaan hyvistä aikeista huolimatta. Suosittelemmekin, että erilaisia asiakaskuvauksia hyödynnetään systemaattisesti niin suunnittelutyöpajoissa kuin erilaisissa palavereissa ja dokumentaatioissa. Kuvaukset on itse asiassa hyvä tulostaa ja pitää koko ajan esillä vaikka kahvi- ja suunnittelutiloissa, jotta ne ovat kaikkien käden ulottuvilla.

Vinkki 8: Muista viestiä kehittämistyöstä omassa organisaatiossasi

Olemme havainneet, että kehittämisprojektien onnistumisen kokemukseen tilaajien organisaatioissa vaikuttaa vahvasti viestintä. Tämä erityisesti silloin, kun kehittämistoimenpiteisiin halutaan osallistaa omaa henkilökuntaa. Mielestämme varsinkin konkreettisista lopputuloksista ja -tuotoksista tulisi muistaa viestiä, jotta osallistujille käy selväksi, mitä heidän panoksensa sai aikaan. Näin vahvistetaan motivaatiota osallistua kehittämistyöhön myöhemminkin.

Lopuksi haluamme vielä korostaa, että jokainen projekti on aina oma ja erityinen kokonaisuutensa, jonka sujuvuuteen voivat vaikuttaa ihmisten lisäksi myös ulkopuoliset tekijät (vrt. korona). Kannattaakin siis olla henkisesti valmiudessa toimimaan joustavasti ja reagoimaan nopeasti mahdollisiin yllätyksiin ja suunnanmuutoksiin.