Muotoilusprintin pääperiaatteet

Muotoilusprintin pääperiaatteena on keskittyminen ongelman ratkaisuun ja nopeaan oppimiseen. Tästä syystä sprintissä on tärkeämpää edetä ja kehittää ketterästi kuin pyrkiä täydellisen ratkaisun luomiseen. Jotta tiimi ei jäisi jumiin yksityiskohtiin, aikataulu on tiukka, ja sprinttiin osallistuu päättäjäroolissa oleva henkilö, joka voi tehdä päätöksiä sekä valintoja tarvittaessa.

Tiimin sitouttaminen 100%:seen läsnäoloon on tärkeää. Jokaisen osallistujan on oltava läsnä sprintin kaikissa työpajaosuuksissa. Fasilitaattorin tulee varmistaa, että sprintin aikana ei oteta työpuheluita tai osallistuta muihin palavereihin. Jos osallistuja on poissa tehtävistä, äänestyksistä tai keskusteluista, hänen saattamisensa ajan tasalle vie arvokasta sprinttiaikaa.

Sprintin ”yksin yhdessä” -periaate on myös olennainen suunnittelua eteenpäin vievä tekijä. Tämä tarkoittaa, että jokaisessa vaiheessa tai tehtävässä osallistujat työskentelevät ensin itsenäisesti, esimerkiksi tekemällä muistiinpanoja tai ehdotuksia, ennen kuin asia käydään yhdessä läpi. Jokainen voi kertoa, mitä on kirjoittanut muistiinpanoihinsa tai perustella omia valintojaan lyhyesti, mutta tarpeetonta keskustelua rajoitetaan. On tyypillistä, että kehittämistyössä käydään spekuloivia ja jopa turhia keskusteluja, jotka hidastavat asioiden etenemistä. Sprintissä tavoitteena on nopean kokeilun avulla saada tietoa asiakkaan näkökulmasta, mikä on arvokkaampaa kuin yksilöiden henkilökohtaiset mielipiteet.

Muotoilusprintin toteuttaminen

Sprinttiin kootaan ydintiimi, johon kuuluu yleensä 4-7 henkilöä. Tiimin tulisi edustaa monipuolisesti eri alojen osaamista, kuten viestintää, asiakaspalvelua ja teknistä toteutusta. Tiimille valitaan myös päätösvaltainen henkilö, joka vastaa valintojen tekemisestä sprintin aikana.

Sprinttiviikon ohjelma

Sprintti alkaa tiiviillä työpajapäivillä, joiden aikana määritellään ratkaistava ongelma sekä ne kehittämisen tavoitteet ja kysymykset, joihin sprintin aikana pyritään löytämään vastauksia. Näin sprintille saadaan yhteinen ja selkeä rajaus. Tämän jälkeen siirrytään ratkaisujen ideointiin ja niiden kuvaamiseen. Sprintin aikana valitaan yksi tai useampi idea, joista rakennetaan prototyyppi, jota testataan oikeilla käyttäjillä. Viimeisenä päivänä koostetaan palaute sprintin tuloksista ja päätetään se pohjalta etenemisestä.

Muotoilusprintin toteuttamisen askeleet

1. Suunnittele muotoilusprintin toteutus yhdessä tiimin kanssa. Koska sprintistä on erilaisia variaatioita, valitse, mitä mallia aiotte soveltaa. Laadi tarkka aikataulu ja menetelmien käyttöön liittyvä suunnitelma, jossa jaatte myös sprintin roolit ja vastuut.
2. Jos valitsemaasi sprinttimalliin ei sisälly asiakasymmärryksen keräämistä (esim. asiakashaastatteluita ja niiden tiivistämistä), toteuta tämä vaihe etukäteen. Minimissään hanki hyvä ymmärrys asiakkaan palvelupolusta ja sen kipupisteistä ennen sprintin alkua.
3. Varmista etukäteen käyttäjien mahdollisuudet osallistua testauspäivään. Jos heitä on vaikea saada lyhyellä varoitusajalla, suunnittele testaukset ja tee varaukset ennen sprinttiviikkoa.
4. Toteuta sprintti suunnitelman mukaisesti: aseta tavoitteet, ideoi, kuvaa, prototypoi ja testaa sprintin tulokset.
5. Arvioi tulokset yhdessä tiimin kanssa ja laadi niiden pohjalta jatkosuunnitelma. Usein ensimmäinen sprintti voi vaatia jatkosprintin, jotta opit saadaan hyödynnettyä nopeasti.

Oppeja muotoilusprintin toteuttamisesta

Alla on joitakin Palon muotoilusprinttikokemuksiin perustuvia oppeja ja huomioita, jotka voivat auttaa valmistautumaan ja suorittamaan sprintin tehokkaasti.

• Fasilitaattorina toimiminen tarkoittaa pitkiä päiviä, tehtävää on työpäivien päätteeksikin. Myös prototyypin rakentamiseen tarvitaan taitoja ja luovuutta. Siksi kannattaa valita muotoilusprintin toteuttajaksi kokenut palvelumuotoilija.
• Jos tiimin jäsenet eivät ole tottuneet kehittämistyöhön, tällöin esimerkiksi yksin ideointi tai kuvakäsikirjoittaminen voi olla haastavaa. Ideat voivat jäädä nykytilan kuvauksen tasolle. Tällaisessa tapauksissa kannattaa muuttaa yksin tekeminen esim. parityöskentelyksi.
• Usein muutaman työpäivän täysi sitoutuminen sprinttiin koetaan haastavaksi. Se vaatii, että koko tiimiltä löytyy kalenterista samaan aikaan vapaat päivät sprintin toteuttamiseen. Sitoutuminen uudenlaiseen malliin voi olla iso kynnys monissa organisaatioissa, joissa ihmisten kalenterit ja työohjelmat täyttyvät etukäteen. Kannattaa muistaa, että muotoilusprintti onnistuessaan voi nopeuttaa tiimin etenemistä useiden viikkojen, ellei jopa kuukausien edestä. Muutaman päivän satsaus ja keskittyminen maksaa itsensä takaisin.
• Asiantuntijakeskeisissä työkulttuureissa voi olla vaikea heittäytyä työskentelytapaan, jossa ns. puolivalmista lähdetään esittelemään asiakkaalle. Yleensä asiakkaat ovat kuitenkin tyytyväisiä siihen, että he saavat vaikuttaa kehittämiseen ja lopputulokseen oman kokemuksensa avulla.
• Sprintin ohjelmassa on paljon kysymysten ja tavoitteiden määrittelyä, joka voi tuntua itseään toistavalta pienemmissä kehittämiskohteissa. Silloin on hyvä karsia päällekkäisiksi koetut määrittelyt.