Miksi työyhteisö tarvitsee pelisääntöjä?

Pelisäännöt luovat työyhteisöön yhteisen käsityksen siitä, miten toimitaan yhdessä. Ne tekevät odotuksista selkeitä ja vähentävät epävarmuutta arjen tilanteissa. Kun kaikki tietävät, miten viestitään, miten kokouksissa toimitaan tai miten palautetta annetaan, työ sujuu jouhevammin ja aikaa jää olennaiseen.

Ilman yhteisiä pelisääntöjä jokainen toimii omien oletustensa mukaan. Tämä johtaa helposti väärinkäsityksiin ja turhautumiseen, kun eri ihmiset odottavat erilaisia toimintatapoja. Toinen saattaa olettaa, että viesteihin vastataan tunnin sisällä, kun toinen ajattelee päivän olevan sopiva vastausaika.

Hyvin laaditut pelisäännöt tuovat työyhteisöön useita konkreettisia hyötyjä:

• Viestintä paranee, kun on sovittu yhteisistä kanavista ja vasteajoista
• Kokoukset sujuvat tehokkaammin selkeiden käytäntöjen myötä
• Konfliktit vähenevät, kun toimintatavat ovat kaikille tuttuja
• Uudet työntekijät pääsevät nopeammin mukaan yhteisiin tapoihin
• Työntekijäkokemus paranee, kun arki on ennustettavampaa ja selkeämpää

Pelisäännöt eivät ole rajoitteita vaan tukea. Ne vapauttavat energiaa, kun ei tarvitse jatkuvasti pohtia, miten kussakin tilanteessa pitäisi toimia. Samalla ne tukevat sekä yksilöä että koko tiimiä toimimaan tasapuolisesti ja rakentavasti.

Mistä aloittaa pelisääntöjen luominen?

Aloita kartoittamalla työyhteisön nykytilanne ja tunnistamalla ne alueet, joissa pelisääntöjä tarvitaan. Keskustele työntekijöiden kanssa, missä arjen tilanteissa syntyy epäselvyyttä tai haasteita. Tämä valmisteluvaihe luo pohjan sellaisille pelisäännöille, jotka todella vastaavat työyhteisön tarpeisiin.

Työntekijöiden osallistaminen heti alusta alkaen on tärkeää kahdesta syystä. Ensinnäkin he tietävät parhaiten, missä arjen tilanteissa pelisääntöjä tarvitaan. Toiseksi he sitoutuvat paremmin sääntöihin, joiden luomisessa ovat itse olleet mukana. Ylhäältä annetut ohjeet jäävät helposti paperille, kun taas yhdessä luodut käytännöt juurtuvat osaksi arkea.

Voit kerätä tietoa työyhteisön tarpeista monella tavalla:

• Haastattelut antavat syvällistä ymmärrystä yksilöiden kokemuksista ja haasteista
• Kyselyt tavoittavat koko henkilöstön ja paljastavat yleisimmät kipupisteet
• Työpajat mahdollistavat yhteisen keskustelun ja ideoinnin
• Havainnointi paljastaa arjen tilanteita, joissa selkeät käytännöt puuttuvat

Kun kartoitat nykytilanteen, kiinnitä huomiota erityisesti niihin kohtiin, joissa:

• Syntyy toistuvasti väärinkäsityksiä tai konflikteja
• Toimintatavat vaihtelevat suuresti eri ihmisten välillä
• Työntekijät kokevat epävarmuutta siitä, miten toimia
• Uudet työntekijät kysyvät usein ohjeita samoihin asioihin

Valmisteluvaiheessa kannattaa myös miettiä, ketkä ovat mukana pelisääntöjen luomisessa. Ideaalitilanteessa mukana on edustus eri rooleista ja tiimeistä, jotta näkökulmat ovat monipuolisia ja lopputulos palvelee koko organisaatiota.

Millaisia pelisääntöjä työyhteisössä kannattaa luoda?

Työyhteisön pelisäännöt voivat kattaa monia eri osa-alueita riippuen organisaation tarpeista. Tärkeintä on, että ne ovat selkeitä, realistisia ja omaan kulttuuriinne sopivia. Liian yksityiskohtaiset tai jäykät säännöt eivät palvele ketään, vaan pelisääntöjen tulee antaa tilaa myös joustavuudelle.

Tässä yleisimmät pelisääntöjen kategoriat ja esimerkkejä siitä, mitä ne voivat sisältää:

Viestintä

• Mihin kanaviin millainen viestintä kuuluu (esim. kiireellinen Teamsiin, ei-kiireellinen sähköpostiin)
• Millaisilla vasteajoilla viesteihin vastataan
• Miten viestitään työajan ulkopuolella
• Miten huolehditaan, että tieto tavoittaa kaikki tarvittavat

Kokoukset

• Miten kokoukset valmistellaan ja miten esityslista jaetaan
• Miten varmistetaan, että kaikki pääsevät ääneen
• Miten toimitaan, jos myöhästyy tai ei pääse paikalle
• Miten kokouksista tehdään muistiinpanot ja jaetaan päätökset

Työajat ja etätyö

• Milloin odotetaan olevan tavoitettavissa
• Miten ilmoitetaan etätyöpäivistä tai poissaoloista
• Miten sovitaan joustavista työajoista
• Miten huolehditaan yhteisestä ajasta tiimin kesken

Palautteenanto ja yhteistyö

• Miten annetaan rakentavaa palautetta
• Miten pyydetään apua tai tukea muilta
• Miten jaetaan tietoa ja osaamista tiimissä
• Miten toimitaan erimielisyystilanteissa

Hyvä pelisääntö on konkreettinen ja helppo ymmärtää. Esimerkiksi ”viestimme avoimesti” on liian yleinen, mutta ”vastaamme sisäisiin viesteihin arkipäivinä saman päivän aikana” antaa selkeän ohjeistuksen. Samalla pelisääntöjen tulee olla realistisia, eli sellaisia, joita voidaan todella noudattaa arjessa.

Muista, että pelisääntöjen ei tarvitse kattaa kaikkea. Keskittykää niihin asioihin, jotka ovat teidän työyhteisössänne oikeasti tärkeitä ja joissa selkeys auttaa. Liian pitkä lista pelisääntöjä on vaikea muistaa ja ottaa käyttöön.

Miten pelisäännöt jalkautetaan käytäntöön?

Pelisääntöjen käytäntöön vieminen on usein haastavin vaihe, mutta samalla tärkein. Vaikka pelisäännöt olisivat kuinka hyvin mietittyjä tahansa, ne eivät paranna työyhteisön toimintaa, jos ne jäävät vain paperille. Onnistunut jalkauttaminen vaatii selkeää viestintää, johdonmukaista toimintaa ja aikaa uusien tapojen omaksumiseen.

Aloita esittelemällä pelisäännöt koko työyhteisölle tavalla, joka tekee niistä helposti lähestyttäviä. Käykää läpi, miksi kukin pelisääntö on luotu ja miten se parantaa arkea. Kun ihmiset ymmärtävät pelisääntöjen tarkoituksen, he sitoutuvat niihin paremmin.

Käytännön vinkkejä jalkauttamiseen:

• Tehkää pelisäännöistä helposti saatavilla oleva dokumentti, johon voi palata
• Pilotoikaa pelisääntöjä ensin pienemmässä ryhmässä ja kerätkää palautetta
• Ottakaa pelisäännöt käyttöön vaiheittain, älkää kaikkia kerralla
• Muistuttakaa pelisäännöistä arjen tilanteissa rakentavasti
• Antakaa aikaa uusien tapojen omaksumiselle

Esihenkilöiden rooli on jalkauttamisessa ratkaisevan tärkeä. He näyttävät esimerkkiä noudattamalla pelisääntöjä johdonmukaisesti ja kannustamalla muita tekemään samoin. Jos esimerkiksi sovitaan, että kokouksissa kaikki saavat puheenvuoron, esihenkilön tehtävä on huolehtia tästä käytännössä.

Pelisääntöjen noudattamista tuetaan parhaiten positiivisen vahvistamisen kautta. Kun huomaatte jonkun toimivan sovittujen pelisääntöjen mukaan, nostakaa se esiin. Tämä rohkaisee muitakin toimimaan samoin. Jos pelisääntöjä ei noudateta, käsitelkää asia rakentavasti ja selvittäkää, johtuuko se siitä, että pelisääntö ei ole toimiva vai tarvitaanko lisää tukea sen noudattamiseen.

Tehkää pelisäännöistä osa perehdytystä. Kun uusi työntekijä aloittaa, käykää pelisäännöt läpi osana perehdytysprosessia. Näin varmistatte, että kaikilla on yhteinen ymmärrys alusta alkaen.

Miten pelisääntöjä ylläpidetään ja päivitetään?

Pelisäännöt eivät ole kiveen hakattuja, vaan ne elävät työyhteisön mukana. Kun organisaatio muuttuu, tiimit kehittyvät tai työskentely tavat uudistuvat, myös pelisääntöjä täytyy päivittää. Säännöllinen arviointi ja päivittäminen pitävät pelisäännöt relevanteina ja hyödyllisinä.

Kerätkää palautetta pelisääntöjen toimivuudesta säännöllisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi tiimi palavereissa, kyselyillä tai kehityskeskusteluissa. Kysykää työntekijöiltä suoraan:

• Mitkä pelisäännöt toimivat hyvin ja helpottavat arkea?
• Mitkä pelisäännöt tuntuvat turhilta tai vaikeilta noudattaa?
• Missä arjen tilanteissa kaivattaisiin uusia pelisääntöjä?
• Miten pelisääntöjä voitaisiin selkeyttää tai parantaa?

Pelisäännöt tarvitsevat päivitystä erityisesti seuraavissa tilanteissa:

• Organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia (esim. uusia tiimejä, uusia työkaluja)
• Työskentely tavat muuttuvat (esim. siirrytään enemmän etätyöhön)
• Ilmenee uusia haasteita, joihin nykyiset pelisäännöt eivät vastaa
• Jotkut pelisäännöt eivät toimi käytännössä tai niitä ei noudateta

Tehkää päivitykset samalla tavalla osallistavasti kuin alkuperäiset pelisäännötkin. Kun työntekijät ovat mukana muutoksissa, he ymmärtävät niiden tarpeen ja sitoutuvat niihin paremmin. Älkää muuttako pelisääntöjä liian usein, mutta älkää myöskään pitäydy toimimattomissa käytännöissä vain siksi, että ne on kerran sovittu.

Jatkuva kehittäminen on osa hyvin toimivaa työyhteisöä. Pelisääntöjen säännöllinen arviointi ja päivittäminen osoittavat, että organisaatiossa kuunnellaan työntekijöitä ja kehitetään toimintaa yhdessä. Tämä vahvistaa työntekijäkokemusta ja luo kulttuuria, jossa asioita voidaan avoimesti käsitellä ja parantaa.

Kun pelisäännöt pysyvät ajankohtaisina ja niitä ylläpidetään aktiivisesti, ne todella tukevat hyvinvoivaa työkulttuuria ja sujuvaa yhteistyötä pitkällä aikavälillä.

Tarvitsetko apua pelisääntöjen luomiseen?

Toimivien pelisääntöjen luominen vaatii aikaa, osallistamista ja oikeanlaista lähestymistapaa. Meillä on kokemusta työyhteisöjen pelisääntöjen muotoilusta niin, että lopputulos todella palvelee teidän arkeanne ja tukee positiivista työkulttuuria.

Autamme teitä kartoittamaan nykytilan haasteet, osallistamaan työntekijät pelisääntöjen luomiseen ja viemään ne käytäntöön tavalla, joka juurruttaa ne osaksi arkea. Työskentelemme yhdessä kanssanne, jotta pelisäännöistä tulee sellaisia, jotka tukevat sekä yksilöitä että koko tiimiä.

Tutustu työntekijäkokemuksen muotoiluun ja siihen, miten voimme auttaa teitä luomaan parempia työpäiviä, sujuvampia työprosesseja ja toimivampia käytäntöjä. Voit myös tutustua laajemmin tarjoamiimme palveluihin.

Haluatko keskustella pelisääntöjen luomisesta teidän organisaatiossanne? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää siitä, miten voimme tukea teitä tässä prosessissa.