Opetushallitus | Prosessin kehittäminen design sprintin avulla

Lähtötilanne

Tavoitteena oli kehittää Opetushallituksen valtionavustusprosessia, jonka kautta Opetushallitus rahoittaa koulutustoimialalla tapahtuvaa kehittämistä 100-200 miljoonalla eurolla vuosittain. Prosessissa työskentelee kymmeniä Opetushallituksen työntekijöitä ja prosessissa on mukana jopa tuhansia asiakkaita avustusten hakijoina ja saajina. Design sprintillä haluttiin vastata erityisesti seuraaviin kysymyksiin:

  • Miten voisimme lisätä prosessin asiakaslähtöisyyttä?

  • Miten voisimme lisätä prosessin läpinäkyvyyttä?

  • Miten voisimme kehittää ja toteuttaa johdonmukaisemmin Opetushallituksen ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta läpi koko prosessin?

Työn eteneminen

Projektitiedot

Opetushallitus on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen virasto, joka vastaa varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen, aamu- ja iltapäivätoiminnan, lukiokoulutuksen, ammatillisen peruskoulutuksen, aikuiskoulutuksen, vapaan sivistystyön ja taiteen perusopetuksen kehittämisestä.

OPH_Su_Ru_vaaka_RGB.png

Toteutus: huhti-kesäkuu 2019

2019-06-03+14.01.35.jpg

Varsinaisia design sprint -päiviä edelsi huolellinen suunnittelu, joka tehtiin yhteistyössä Opetushallituksen valtionavustusprosessin kehittämisestä vastaavien työntekijöiden kanssa. Päiviä varten tehtiin yksityiskohtainen suunnitelma, jonka pohjaksi valittiin Design sprint 2.0. Kyseinen design sprint -versio tiivistää sprinttirupeaman neljään päivään viiden sijasta. Ennen sprinttiä mallinnettiin vielä prosessia kuvaava palvelupolku, jonka avulla saatiin kiteytettyä asiakkaiden ongelmia ja haasteita. Myös tämä toimi hyvänä pohjana sprinttityöskentelylle.

Opetushallituksen design sprintti järjestettiin kesäkuun alussa 2019. Se piti sisällään seuraavat vaiheet:

2019-06-03+15.03.21.jpg
  • Haasteen määrittely ja ratkaisujen kehittäminen

  • Ratkaisujen jäsentely ja jatkokehittäminen

  • Valittua ratkaisua kuvaavan prototyypin suunnittelu ja toteuttaminen

  • Käyttäjätestausten suunnittelu ja toteuttaminen

  • Loppukeskustelu ja yhteenveto

Palo vastasi design sprintin suunnittelusta ja vetämisestä. Palon asiantuntija vastasi myös prototyypin rakentamisesta ja käyttäjätestauksien vetämisestä. Kaikki toteutettiin saumattomassa yhteistyössä Opetushallituksen asiantuntijoiden kanssa ja heidän tuellaan.

Lopputulokset

Design sprint toimi hyvin ja vastasi asetettuihin tavoitteisiin. Kehittämisehdotus esiteltiin Opetushallituksen ylimmälle johdolle ja prosessissa työskenteleville asiantuntijoille Palon rakentaman prototyypin avulla.

Palon johtama design sprint toimi erinomaisena välineenä valtionavustusprosessin kehittämiseksi ja se vastasi juuri niihin ongelmiin, joihin lähdimme hakemaan ratkaisuehdotuksia.

Design sprintin opit ja sen aikana kehitetyt konkreettiset ratkaisuehdotukset ovat johtaneet välittömästi prosessin uudistamisen vauhdittamiseen.

Palon ja Opetushallituksen välinen vuorovaikutus on ollut koko yhteistyön ajan erittäin laadukasta, ammattimaista ja ratkaisukeskeistä.
— Matti Ranta, ohjelmavastaava, Opetushallitus
2019-06-04+10.56.41.jpg