1. Painota rekrytoinnissa laatua enemmän kuin määrää

Suuri osallistujamäärä ei ole laadun tae – hyvin suunniteltu osallistaminen on tärkeämpää, vaikka osallistujia olisi silloin vain esimerkiksi 3-6 henkilöä. Joskus yhdenkin kehitystiimin ulkopuolisen henkilön antama palaute voi auttaa saamaan uuden oivalluksen esimerkiksi kehitysidean tai prototyypin toimivuudesta arkielämässä. Aloita pienillä osallistujamäärillä ja matalalla kynnyksellä.

2. Varaa rekrytointiin riittävästi aikaa

Osallistujien rekrytointi on syytä aloittaa hyvissä ajoin. Usein tulee yllätyksenä se, kuinka aikaa vievää osallistujien rekrytointi on. Helposti oletetaan, että osallistujia saadaan, kunhan vain pyydetään. Rekrytointi voi kuitenkin tapauksesta riippuen viedä jopa 3-4 viikkoa aikaa.

Jos rekrytoitavien henkilöiden suhteen on tarkat kriteerit, vaatii rekrytointi myös resursseja. Tällöin on syytä harkita rekrytointiasiantuntijan käyttämistä, jotta vaativa rekrytointi saadaan hoidettua kustannustehokkaasti.

3. Määrittele tarkasti kohderyhmä, jonka haluat tavoittaa

Rekrytoinnin onnistumisessa sinua auttaa kohderyhmän tarkka määrittely ja rajaus. Joskus palvelumuotoiluprojektin onnistuminen voi olla kiinni siitä, onko osallistujien rekrytoinnissa tavoitettu oikea kohderyhmä. Projektista riippuen osallistujajoukko voi olla myös osa laajempaa joukkoa erilaisia ihmisiä, jolloin kriteerit rajaukselle eivät ole niin olennaiset. Kuvaa kuitenkin aina, millaisia osallistujia tarvitaan mukaan – varsinkin, jos rekrytointia hoitaa puolestasi joku muu.

4. Mene sinne, missä ihmiset ovat

Tavoittaaksesi palvelumuotoiluprojektin kohderyhmään kuuluvat henkilöt jalkaudu sinne, missä hekin ovat. Näin saat samalla ymmärryksen ympäristöstä, missä kohderyhmäsi henkilöt viettävät aikaansa.

Pohdi myös, voiko osallistamisen toteuttaa siten, ettei se vaadi osallistujilta erikseen lähtemistä mihinkään. Mieti vielä sitä, mitä osallistuja itse saa tilaisuudesta, mikä sen tarkoitus on, mitä siellä tapahtuu sekä miten tietoja hyödynnetään. Osallisuutta vahvistaa kokemus vaikuttamismahdollisuuksista ja tunne siitä, että osallistujan mielipiteillä on aidosti merkitystä.

5. Pyydä osallistujia mukaan henkilökohtaisesti

Tavoittele rohkeasti mahdollisia osallistujia. Rekrytoinnilla onkin paremmat mahdollisuudet onnistua, kun lähestyt rekrytoitavia henkilökohtaisesti ja kerrot, miksi nimenomaan hänen näkemyksiään tarvitaan. Myös kokemus siitä, että osallistujaa kuullaan aidosti ja hän pystyy vaikuttamaan asioihin, saa ihmiset liikkeelle paremmin kuin moni muu keino.

 Muista, että laki rajoittaa osallistujien rekrytointia. Rekrytoidessa muista pyytää luvat osallistumisesta, valokuvien ottamisesta ja niiden julkaisemisesta. Tämä on erityisen tärkeää lasten kohdalla, mutta koskee myös muita osallistujia.

6. Kiitä osallistujia

Osoita kiitoksin, että arvostat osallistujien vaivannäköä ja asiantuntemusta. Joskus rekrytoinnin tukena on tarpeen käyttää myös pientä lahjaa osallistumisesta. Lahjan arvo ei saa kuitenkaan olla liian suuri, sillä sen ei pitäisi olla ainoa motivaatio osallistua.

Mahdollisuuksien mukaan viesti osallistujille myös palvelumuotoilun tuloksista. Tällä varmistat osallistujien kokemuksen vaikuttamismahdollisuuksistaan ja luot pohjaa sille, että he ovat valmiita osallistumaan vastaaviin tilaisuuksiin myös jatkossa.

 **

Ihmisten osallisuus on tärkeä tekijä palveluiden kehittämisessä. Osallistujien rekrytointiin kannattaa kuitenkin lähteä vasta sitten, kun palvelumuotoiluprojektin kulku on suunniteltu ja osallistamisen tavoitteet ovat selkeät. Osallistaminen ei koskaan saisi olla päälle liimattua tai pakollinen paha vaan lähteä aina aidosta halusta kuunnella ja ymmärtää asiakkaiden ja muiden sidosryhmien henkilön näkökulmia ja arjen kokemuksia kehitettävän palvelun ympäriltä.

Ota yhteyttä